Encyclopedie
Begrippenlijst

Overdracht deelnemergegevens: verschil tussen versies

Uit Triple A Encyclopedie
Ga naar: navigatie, zoeken
(Update 2016)
Regel 2: Regel 2:
 
|Type=Proces
 
|Type=Proces
 
|Beschrijving===Uitwisseling deelnemergegevens==
 
|Beschrijving===Uitwisseling deelnemergegevens==
De uitwisseling van gegevens tussen onderwijsinstellingen bestaat uit een tweetal dossiers:
+
Wanneer deelnemers de overstap maken van po naar mbo, of binnen het mbo, is het belangrijk dat er tijdig informatie wordt uitgewisseld tussen de latende en de ontvangende school. Hierbij is het vooral belangrijk om te weten wat de herkomst en feitelijke historie van een deelnemer is (studiesucces-verleden), zodat de deelnemer zo goed mogelijk geplaatst kan worden in vervolgonderwijs. Dat wil zeggen, waar de kans op studiesucces het grootst is.
# Overdrachtsdossier
 
# Begeleidingsdossier (begeleidingsgegevens)  
 
  
We spreken hier over dossiers. Voor de volledigheid benadrukken we dat het gaat om een tweetal processen waarbij uitwisseling van gegevens van een deelnemer tussen onderwijsinstellingen centraal staat. In dit functioneel ontwerp modelleren we het externe aspect van het begeleidingsdossier, gericht op de uitwisseling. Bij het uitwerken van het primaire proces wordt meer aandacht besteed aan het interne aspect van het dossier, gericht op de begeleiding en de interne administratieve en logistieke processen.
+
Een tweede belangrijke noodzaak voor de tijdige en volledige informatieoverdracht is de regelgeving rond de 1 april aanmelding. In de overstap van po naar mbo moeten deelnemers uiterlijk 1 april op een mbo instelling zijn aangemeld. Op deze manier wordt beoogd het risico op uitval in de overstap van vo naar mbo te verkleinen.
  
Het overdrachtsdossier is een digitaal dossier dat tussen onderwijsinstellingen wordt uitgewisseld, met daarin door de onderwijsinstelling gewaarborgde gegevens over de deelnemer en zijn loopbaan. Het dossier kent een aantal gegevenssets
+
Het uiteindelijke doel is om zo vroeg mogelijk inzicht te krijgen in de optimale plek en gewenste begeleiding voor elke potentiële deelnemer. Dit kan door ervoor te zorgen dat alle potentiële deelnemers in beeld zijn, en dat bij de intake alle benodigde gegevens beschikbaar zijn. Idealiter is per 1 april ongeveer 80% van de nieuwe deelnemers geplaatst.
  
die gevuld worden vanuit de (kern-)registratie van de onderwijsinstelling op het moment van overdracht. Het overdrachtsdossier bevat op hoofdlijnen de volgende gegevenssets:
+
==Voorziening voor de uitwisseling==
* Identiteitsgegevens van de deelnemer
+
Om de digitale uitwisseling van deelnemergegevens mogelijk te maken, is een voorziening nodig. Daarnaast moet de inhoud van de uit te wisselen gegevens worden gestandaardiseerd, zowel voor wat betreft het doorstroomdossier als de statusovergangen.
* Leerloopbaangegevens
 
* Summatieve resultaten
 
* Indicaties benodigde begeleiding
 
* BPV en stage
 
  
Het ELD zoals dat op dit moment in ontwikkeling is, is uitgangspunt voor het ontwerp dat is beschreven in deel I. In deel II beschrijven we een alternatieve vorm die is gebaseerd op rechtstreekse uitwisseling tussen instellingen.
+
De voorziening voor de uitwisseling van deelnemergegevens ziet er als volgt uit.
  
Uitwisseling van onderdelen van het begeleidingsdossier tussen instellingen is beschreven in deel III.
+
[[Bestand: Voorziening aanmelden en inschrijven.png|500px]]
==Het Centraal Uitwisselingspunt (CUP)==
 
  
Voor de uitwisseling van het overdrachtsdossier zijn er twee scenario’s gemodelleerd. Een scenario waarbij er sprake is van een CUP (beschreven in deel I), en een scenario waarin het overdrachtsdossier direct tussen instelling kan worden uitgewisseld (beschreven in deel II).
+
==Wat wordt er uitgewisseld==
 +
We onderscheiden drie processtappen in het proces van aanmelden en inschrijven, waar gegevens kunnen worden uitgewisseld: de aanmelding, intake en inschrijving. Hieronder wordt kort beschreven wat er in die processen wordt uitgewisseld.
 +
===Aanmelden===
 +
De aanmelding wordt gedaan door de deelnemer, bij de instelling. Er is vrij veel diversiteit in de inrichting van dit proces, en welke informatie wordt gevraagd in de aanmelding. Bij de lagere niveaus wordt de drempel om aan te melden bewust laag gehouden, door weinig gegevens te vragen. Over het algemeen wordt de volgende informatie gevraagd bij de aanmelding.
 +
* Persoonlijke informatie
 +
* Informatie van de ouder / verzorger / voogd
 +
* Opleidingskeuze
 +
* Vooropleiding
  
Een CUP is een centrale, landelijke voorziening waarlangs de uitwisseling van het overdrachtsdossier plaatsvindt. Instellingen communiceren in zo’n geval dus niet met elkaar, maar met het CUP. Instellingen die bij dit CUP zijn aangesloten melden de bij hen ingeschreven deelnemers bij dit punt aan en leveren het overdrachtsdossier aan als een deelnemer de instelling verlaat. Andere aangesloten instellingen kunnen het overdrachtsdossier dan bij het CUP opvragen. Het afhandelen van bezwaar tegen plaatsing van het overdrachtsdossier en de doorverwijzing op het moment dat een dossier (nog) niet beschikbaar is kan ook via het CUP lopen.
+
In aanvulling daarop kan een school gebruik maken van de voorziening van digitaal aanmelden van DUO. De deelnemer die zich wil aanmelden kan dan zijn gegevens die bekend zijn bij DUO meeleveren met de aanmelding. De deelnemer moet dan inloggen met zijn DigID. De school krijgt dan de volgende gegevens aangeleverd.
 +
* Persoonsgegevens
 +
* Nationaliteit
 +
* Verblijfsstatus
 +
* Gevolgde opleidingen
 +
* Behaalde resultaten
 +
* Nalevering van mutaties op gevolgde opleidingen en resultaten
  
De uitwisseling via een CUP heeft nadrukkelijk de voorkeur, omdat via een dergelijk punt zowel de technische uitwisseling, de logistiek van berichten als de bescherming van privacy centraal en uniform geregeld kan worden.
+
===Intake===
 +
In veel gevallen wordt direct na de aanmelding de intake voorbereid. Om een goede intake te kunnen doen, is een zodanige set informatie nodig zodat de school kan bepalen op welke opleiding de student de beste kans op studiesucces heeft, en om te bepalen of een student mogelijk extra begeleiding nodig heeft. Het is vooral ook belangrijk om de 80% deelnemers die zonder veel problemen kunnen worden ingeschreven te scheiden van de 15% met een ondersteuningsvraag, en de 5% waarvoor echt iets extra’s geregeld moet worden om tot een goede plaatsing te komen. Het blijkt dat een beperkt aantal gegevens al een hoge voorspellende waarde geeft voor studiesucces en het identificeren van mogelijke probleemgevallen.
  
Hoewel er bewegingen zijn voor het realiseren van een dergelijk uitwisselingspunt (ELD) is dat uitwisselingspunt nu nog niet beschikbaar. De hieronder beschreven werkwijze beschrijft de situatie waarin dit uitwisselingspunt beschikbaar is. Dit ontwerp is zo veel mogelijk in lijn gebracht met specificaties zoals opgesteld ten behoeve van het ELD.
+
Ten behoeve van de intake worden er twee sets gegevens onderscheiden: het leerlingdeel, dat door de leerling zelf wordt aangeleverd, en het mentordeel dat door de mentor van de latende school wordt aangeleverd. Het mentordeel wordt wel via de deelnemer, en met toestemming van de deelnemer aangeleverd. Die informatie samen vormt de basisset aan gegevens, noodzakelijk in de intake. Het gaat dan om de volgende gegevens.
==Het importeren van een dossier via het CUP==
 
  
Als onderdeel van de intake van een deelnemer wordt er gecontroleerd of er voor deze deelnemer een dossier beschikbaar is bij het CUP. Dat zal het geval zijn wanneer een deelnemer afkomstig is van een instelling die ook is aangesloten op het CUP. Deze instelling zal het dossier naar het CUP hebben geëxporteerd op het moment dat de deelnemer die instelling heeft verlaten. Door het dossier te importeren wordt de kernregistratie (aan)gevuld wordt met de gewaarborgde identiteits- en leer-/loopbaangegevens van de deelnemer zoals die door de voorgaande instelling zijn geëxporteerd naar het CUP.
+
Leerlingdeel
 +
* Persoonlijke gegevens, familie, wonen, vrije tijd
 +
* School van herkomst, eventueel een ander ROC
 +
** Diploma / overgangsbewijs
 +
** Begeleiding gehad, blijven zitten, hulpverlening, gezondheid etc.
 +
* Keuze voor de vervolgopleiding, inclusief motivatie
 +
** Waarom deze keuze, en hoe informatie gevonden
 +
** Aangemeld bij andere opleidingen
 +
* Competenties
 +
** Waardering van de eigen competenties en kwaliteiten
 +
** Stage / werk / trainingen
  
Wanneer de deelnemer vervolgens een verbintenis met de instelling aangaat, wordt er een plaatsingsbericht naar het CUP gestuurd, om aan te geven dat de betreffende deelnemer nu op deze instelling is ingeschreven en dat daar nu de meest actuele deelnemergegevens beschikbaar zijn.
+
Mentordeel
 +
* Inschatting en advies
 +
** Typering van de leerling
 +
** Inschatting van de geschiktheid voor de gekozen opleiding
 +
* Begeleiding
 +
** Kenmerken, zoals Dyslexie/Dyscalculie, ZAT/PCL, Schoolmaatschappelijk werk, LWOO etc.
 +
** Ziekteverzuim, absentie
 +
** Speciale zorg
 +
* Reden om contact op te nemen met de latende school?
  
Wanneer bij de intake blijkt dat er (nog) geen dossier op het CUP beschikbaar is kan het zijn dat wel (vanwege een plaatsingsbericht) bij het CUP bekend is van welke instelling de deelnemer afkomstig is. In dat geval zal via het CUP een verzoek tot export van het dossier aan die instelling worden gedaan. Zodra het dossier beschikbaar is zal het CUP daarvan een notificatie afgeven en kan het dossier alsnog worden geïmporteerd.
+
===Inschrijven===
 +
Voor de intake gebruiken de meeste scholen een intakeformulier of intakeverslag, dat tijdens de intake wordt ingevuld of opgesteld. Wat er precies wordt geregistreerd is sterk afhankelijk van de situatie. In aanvulling daarop kan besloten worden tot aanvullend overleg, een verdiepte intake of het afnemen van een toets (zoals de AMN intaketest).
  
Om er zeker van te zijn dat de meest actuele gegevens worden geïmporteerd kan een instelling ervoor kiezen om bij het maken van de verbintenis nogmaals het dossier van het CUP te importeren.
+
Al deze informatie bij elkaar vormt de input voor het plaatsingsbesluit. Het kan zijn dat een deelnemer, als gevolg van verschillende aanmeldingen, bij meerdere opleidingen wordt geplaatst. Uiteindelijk zal de deelnemer zich maar op één opleiding inschrijven.
==Het exporteren van een dossier naar het CUP==
 
  
Als een deelnemer zich aanmeldt bij een vervolgopleiding of zich uitschrijft, zal de instelling de gewaarborgde identiteit- en loopbaangegevens uit de kernregistratie exporteren naar het CUP. Zo kan de toekomstige instelling, wanneer de deelnemer zich daar voor een intake meldt, beschikken over de meest actuele identiteit- en loopbaangegevens van de deelnemer.
 
  
Als een instelling een overdrachtsdossier van een deelnemer heeft geëxporteerd naar het CUP, wordt daarvan een notificatie gezonden naar de deelnemer. De deelnemer kan het overdrachtsdossier vervolgens inzien bij het CUP (via een self-service systeem) of via de instelling die het dossier heeft aangeleverd. Gedurende een in te stellen periode na plaatsing van het dossier bij CUP is de deelnemer in de gelegenheid om via het CUP kenbaar te maken bezwaar te hebben tegen het
+
|Korte beschrijving=De uitwisseling van deelnemergegevens tussen instellingen, bijvoorbeeld de instelling waar een deelnemer van afkomstig is of waar hij zijn opleiding gaat vervolgen. Het gaat hierbij met name om de overstap van po naar mbo, of een overstap binnen het mbo.
  
verspreiden van het dossier. Als er bezwaar wordt gemaakt zal het dossier weer van het CUP worden verwijderd. Als er buiten die periode bezwaar wordt gemaakt, dan kan alleen de broninstelling het dossier bij het CUP verwijderen en moet de deelnemer dit dus bij de instelling die het dossier heeft aangeleverd kenbaar maken.
+
De uitwisseling bestaat uit de uitwisseling van een doorstroomdossier en de uitwisseling van relevante statusovergangen in het proces van aanmelden en inschrijven.
 
 
Als een instelling een dossier heeft aangeleverd aan het CUP, moet er een mogelijkheid zijn voor de deelnemer of ouder om het dossier in te zien, omdat niet elke deelnemer of ouder over internettoegang of een DigID beschikt. In dat geval wordt het dossier weer opgevraagd van het CUP en kan de leerling of ouder het dossier op de instelling inzien of toegestuurd krijgen.
 
==Andere berichten van het CUP==
 
 
 
Op het CUP kunnen berichten zijn klaargezet voor een instelling. Deze berichten kunnen door de instelling op elk gewenst moment worden opgevraagd. Vooralsnog worden drie typen berichten onderkend: een bericht dat een eerder niet beschikbaar dossier nu wel beschikbaar is, een melding van bezwaar, of een verzoek om het dossier van een bepaalde deelnemer aan te leveren.
 
 
 
Zoals al eerder gezegd wordt voor elke deelnemer een plaatsingsbericht verstuurd aan het CUP op het moment van inschrijving. Als vervolgens een andere instelling een verzoek doet voor een dossier, en dat dossier blijkt niet beschikbaar te zijn, dan kan op basis van het plaatsingsbericht een verzoek worden klaargezet voor de instelling waar deze deelnemer is ingeschreven.
 
 
 
Als vervolgens die andere instelling een dossier heeft aangeleverd, kan er een notificatie worden klaargezet voor de instelling die om dat dossier had gevraagd.
 
 
 
Tenslotte kan het zijn dat een deelnemer of ouder bezwaar heeft gemaakt bij CUP. Als dat bezwaar wordt gemaakt na de wettelijke termijn, dan kan het dossier alleen nog verwijderd worden door de aanleverende instelling. Om dat kenbaar te maken kan het CUP een melding van bezwaar klaarzetten voor die instelling.
 
 
 
In al deze drie gevallen worden er dus berichten klaargezet voor een bepaalde instelling. Deze instelling moet periodiek opvragen welke berichten er klaar staan, en de daarbij passende actie ondernemen.
 
==Directe uitwisseling tussen instellingen==
 
 
 
Er zijn twee scenario’s gemodelleerd. Naast het scenario waarbij er sprake is van een Centraal Uitwisselingspunt (CUP) is er een scenario gemodelleerd waarbij instellingen onderling in staat worden gesteld op een generieke en eenvoudige wijze deelnemergegevens met elkaar uit te wisselen. Op het moment dat er een centraal uitwisselpunt actief wordt, vervalt dit scenario.
 
==Exporteren van een dossier ten behoeve van een andere instelling==
 
 
 
Als een deelnemer zich aanmeldt bij een vervolgopleiding of zich uitschrijft, kan de instelling ervoor kiezen direct een dossier aan te maken dat rechtstreeks met andere instellingen kan worden uitgewisseld. Ook kan de instelling ervoor kiezen om dit pas te doen als er om zo’n dossier wordt gevraagd.
 
 
 
In beide gevallen kan er pas daadwerkelijk worden uitgewisseld als een andere instelling een verzoek daartoe heeft gedaan, en als dit verzoek vervolgens expliciet is goedgekeurd door de betreffende deelnemer of zijn wettelijk vertegenwoordiger.
 
== Importeren van een dossier van een andere instelling==
 
 
 
Wanneer bij de intake van een deelnemer blijkt dat deze afkomstig is van een instelling waarmee rechtstreeks uitwisseling mogelijk is, dan kan een verzoek bij die instelling worden ingediend voor het aanleveren van een dossier. Als gevolg daarvan zal er bij die andere instelling een procedure worden gestart om dit dossier met goedkeuring van de deelnemer beschikbaar te stellen.
 
 
 
Zodra het dossier beschikbaar is, zal daarvan een bericht worden verstuurd en kan het dossier worden geïmporteerd. Omdat er geen centraal uitwisselingspunt is, zal er tussen de instellingen onderling een voorziening voor uitwisseling moeten zijn.
 
 
 
Dit zorgt ervoor dat de kernregistratie (aan)gevuld wordt met gewaarborgde identiteits- en leer-/loopbaangegevens van de deelnemer.
 
==Uitwisseling begeleidingsdossier==
 
 
 
Ter ondersteuning van het primaire proces is er een begeleidingsdossier. Dit dossier bevat deels gegevens die ook in het overdrachtsdossier zitten, en items die ter ondersteuning of verklaring (kunnen) dienen. Ook specifieke zorggegevens zijn een onderdeel van het begeleidingsdossier.
 
 
 
De opbouw en inrichting van het begeleidingsdossier zal per instelling sterk verschillen. Daarnaast zijn de gegevens in het begeleidingsdossier wat meer privacygevoelig dan die in het overdrachtsdossier. Wij gaan daarom uit van een hele algemene opbouw van een begeleidingsdossier die instellingen vrij laat om hun begeleidingsdossier in te richten zoals zij dat zelf willen. Deze algemene opbouw ziet er als volgt uit:
 
* Itemgroepen
 
 
 
: Het dossier is ingedeeld in itemgroepen, zoals bijvoorbeeld Zorg, Resultaten, Incidenten en Afspraken. Dit is een groepering van gelijksoortige begeleidingsitems; dit vormt de (instellingsspecifieke) hoofdindeling van het begeleidingsdossier
 
* Begeleidingsitems
 
 
 
: In elke itemgroep zit een aantal begeleidingsitems, zoals bijvoorbeeld een dyslexieverklaring, leerplichtverklaring, mentorgesprekverslagen etcetera. Elk begeleidingsitem heeft een aantal kenmerken, waaronder:
 
:* Een klassificatie die aangeeft welk type item het betreft, zoals een document, overeenkomst, product van de deelnemer etcetera.
 
:* Een attachment dat verwijst naar een electronisch beschikbaar document. Dit is het feitelijke document in het begeleidingsdossier
 
 
 
Deze opbouw is de basis voor de uitwisseling van onderdelen van het begeleidingsdossier los van de specifieke inrichting van het begeleidingsdossier binnen de instelling zelf.
 
==Verstrekken begeleidingsdossier(-items)==
 
 
 
Wanneer een andere instelling of andere externe partij (items uit) het begeleidingsdossier van een bepaalde deelnemer wil ontvangen, dan moet daarvoor een verzoek worden ingediend bij de instelling waar de deelnemer is ingeschreven. De instelling zal dit verzoek dan aan de betreffende deelnemer moeten voorleggen, inclusief de specifieke items waarom is gevraagd. Deze toestemming moet voor elk nieuw verzoek opnieuw worden gegeven.
 
 
 
Als de toestemming is gegeven door de deelnemer, dan kan er een export worden gemaakt van de betreffende items uit het begeleidingsdossier. In de meeste gevallen zal dit een eenvoudige export zijn van een aantal groepen van documenten.
 
 
 
Deze groepen komen overeen met de itemgroepen in het begeleidingsdossier. Daarnaast wordt er een inhoudsopgave meegestuurd.
 
 
 
Naast deze eenvoudige export wordt ook voorzien in de mogelijkheid om rechtstreeks items uit het begeleidingsdossier uit te wisselen tussen instellingen. Het formaat waarin de ene instelling een dossier exporteert kan zodanig zijn dat een andere instelling dat direct kan importeren. Voor deze uitwisseling geldt wel gewoon de procedure van aanvragen en vervolgens goedkeuren door de deelnemer.
 
 
 
Zodra het begeleidingsdossier beschikbaar is wordt er een notificatie gestuurd naar de aanvrager. Deze kan met de gegevens van die notificatie (bijvoorbeeld een toegangscode voor een downloadsite) het gevraagde begeleidingsdossier downloaden.
 
==Verwerven begeleidingsdossier(-items)==
 
 
 
Vanuit het aanmeldingsformulier, intakegesprek en/of tijdens de begeleiding kan blijken dat het noodzakelijk is aanvullende gegevens van een deelnemer op te vragen bij een andere instelling of andere externe partij. In dat geval wordt er een verzoek gericht aan de instelling waarvan de deelnemer afkomstig is. Deze instelling zal dan de procedure doorlopen voor het verstrekken van items uit een begeleidingsdossier zoals hiervoor beschreven. Zodra de notificatie is ontvangen dat het begeleidingsdossier beschikbaar is, kan het begeleidingsdossier worden gedownload.
 
 
 
Het vervolgens verwerken van het begeleidingsdossier in de eigen administratie is niet altijd eenvoudig. Er zal veelal een verschil zijn in de itemgroepen die binnen een instelling worden onderscheiden. De ontvangende instelling zal dus de items uit het begeleidingsdossier van een andere instelling opnieuw moeten ordenen naar de eigen structuur.
 
|Korte beschrijving=Het uitwisselen van gegevens van een deelnemer tussen onderwijsinstellingen met een administratief, logistiek of begeleidingsdoelstelling. Deze uitwisseling gebeurt dan wel direct tussen twee instellingen dan wel via het Centraal Uitwisselingspunt.
 
 
|Concept=
 
|Concept=
 
|Aanleiding=
 
|Aanleiding=

Versie van 9 dec 2016 om 15:46

Dit is een proces

Korte beschrijving

De uitwisseling van deelnemergegevens tussen instellingen, bijvoorbeeld de instelling waar een deelnemerIemand die onderwijs volgt binnen een instelling. Een deelnemer is in bezit van een verbintenis met een instelling voor het afnemen van onderwijsproducten. Een ander woord voor deelnemer is lerende leerling of student. van afkomstig is of waar hij zijn opleiding gaat vervolgen. Het gaat hierbij met name om de overstap van po naar mbo, of een overstap binnen het mbo.

De uitwisseling bestaat uit de uitwisseling van een doorstroomdossierHet doorstroomdossier is een digitaal dossier dat tussen onderwijsinstellingen wordt uitgewisseld, met daarin door de onderwijsinstelling gewaarborgde gegevens over de deelnemer en zijn loopbaan. en de uitwisseling van relevante statusovergangen in het proces van aanmeldenHet op enigerlei wijze kenbaar maken van de belangstelling van een potentiële deelnemer voor het afnemen van onderwijsproducten bij de instelling. en inschrijvenHet proces binnen de instelling dat kan leiden tot een verbintenis tussen een deelnemer of opdrachtgever en de instelling. In dat geval gaan de deelnemer/opdrachtgever en de instelling een principeovereenkomst met elkaar aan. De instelling spant zich in om de producten aan te bieden die aansluiten op de vraag van de potentiële deelnemer. De potentiële deelnemer heeft de intentie om de onderwijsproducten af te nemen..

Uitgangspunten en keuzes

  • De voorziening voor de uitwisseling van deelnemergegevens heeft het karakter van een rotonde voor de uitwisseling van het doorstroomdossierHet doorstroomdossier is een digitaal dossier dat tussen onderwijsinstellingen wordt uitgewisseld, met daarin door de onderwijsinstelling gewaarborgde gegevens over de deelnemer en zijn loopbaan. en statusinformatie m.b.t. de aanmelding en inschrijving van deelnemers. Het is geen centrale verzamelplaats van informatie.
  • Er wordt een scheiding aangebracht tussen de uitwisseling van doorstroomdossiers ten behoeve van de aangesloten onderwijsinstellingen, en de uitwisseling van statusinformatie ten behoeve van andere aangesloten partijen, zoals gemeenten, OCW en DUODienst Uitvoering Onderwijs. Uitvoeringsorganisatie van het Ministerie van OCW..
  • Op de voorziening voor uitwisseling van deelnemergegevens kunnen zowel regionale voorzieningen (zoals Integrip, Voroc, en Digidoor), als individuele instellingen worden aangesloten.
  • De voorziening voor de uitwisseling van deelnemergegevens vervangt de regionale voorzieningen niet, maar zorgt ervoor dat instellingen minder afhankelijk zijn van een regionale voorziening.
  • De gegevensuitwisseling is beperkt tot een gestandaardiseerde set basisgegevens in het doorstroomdossierHet doorstroomdossier is een digitaal dossier dat tussen onderwijsinstellingen wordt uitgewisseld, met daarin door de onderwijsinstelling gewaarborgde gegevens over de deelnemer en zijn loopbaan., en een basisset aan statussen.

Uitwisseling deelnemergegevens

Wanneer deelnemers de overstap maken van po naar mbo, of binnen het mbo, is het belangrijk dat er tijdig informatie wordt uitgewisseld tussen de latende en de ontvangende school. Hierbij is het vooral belangrijk om te weten wat de herkomst en feitelijke historie van een deelnemerIemand die onderwijs volgt binnen een instelling. Een deelnemer is in bezit van een verbintenis met een instelling voor het afnemen van onderwijsproducten. Een ander woord voor deelnemer is lerende leerling of student. is (studiesucces-verleden), zodat de deelnemerIemand die onderwijs volgt binnen een instelling. Een deelnemer is in bezit van een verbintenis met een instelling voor het afnemen van onderwijsproducten. Een ander woord voor deelnemer is lerende leerling of student. zo goed mogelijk geplaatst kan worden in vervolgonderwijs. Dat wil zeggen, waar de kans op studiesucces het grootst is.

Een tweede belangrijke noodzaak voor de tijdige en volledige informatieoverdracht is de regelgeving rond de 1 april aanmelding. In de overstap van po naar mbo moeten deelnemers uiterlijk 1 april op een mbo instelling zijn aangemeld. Op deze manier wordt beoogd het risico op uitvalHet voortijdig verlaten van een opleiding. in de overstap van vo naar mbo te verkleinen.

Het uiteindelijke doel is om zo vroeg mogelijk inzicht te krijgen in de optimale plek en gewenste begeleidingHet geheel aan (begeleidings)processen waarbij de begeleider op basis van leeractiviteiten gegevens uit de aanwezigheidsregistratie en andere beschikbare gegevens het leerproces van een deelnemer volgt bijstuurt en toekomstgericht advies geeft. voor elke potentiële deelnemerMogelijk (nieuwe) deelnemer van de instelling in de fase intake nog voor het afsluiten van een verbintenis voor het afnemen van onderwijsproducten.. Dit kan door ervoor te zorgen dat alle potentiële deelnemers in beeld zijn, en dat bij de intakeOnderdeel van het proces van inschrijven met als doel te bepalen of de instelling passend onderwijs kan bieden. Dit kan inhouden dat het nodig is de leervraag van de potentiële deelnemer nader te specificeren of een assessment te doen. Dit proces gaat vooraf aan het daadwerkelijk sluiten van de verbintenis. alle benodigde gegevens beschikbaar zijn. Idealiter is per 1 april ongeveer 80% van de nieuwe deelnemers geplaatst.

Voorziening voor de uitwisseling

Om de digitale uitwisseling van deelnemergegevens mogelijk te maken, is een voorziening nodig. Daarnaast moet de inhoud van de uit te wisselen gegevens worden gestandaardiseerd, zowel voor wat betreft het doorstroomdossierHet doorstroomdossier is een digitaal dossier dat tussen onderwijsinstellingen wordt uitgewisseld, met daarin door de onderwijsinstelling gewaarborgde gegevens over de deelnemer en zijn loopbaan. als de statusovergangen.

De voorziening voor de uitwisseling van deelnemergegevens ziet er als volgt uit.

Voorziening aanmelden en inschrijven.png

Wat wordt er uitgewisseld

We onderscheiden drie processtappen in het proces van aanmeldenHet op enigerlei wijze kenbaar maken van de belangstelling van een potentiële deelnemer voor het afnemen van onderwijsproducten bij de instelling. en inschrijvenHet proces binnen de instelling dat kan leiden tot een verbintenis tussen een deelnemer of opdrachtgever en de instelling. In dat geval gaan de deelnemer/opdrachtgever en de instelling een principeovereenkomst met elkaar aan. De instelling spant zich in om de producten aan te bieden die aansluiten op de vraag van de potentiële deelnemer. De potentiële deelnemer heeft de intentie om de onderwijsproducten af te nemen., waar gegevens kunnen worden uitgewisseld: de aanmelding, intakeOnderdeel van het proces van inschrijven met als doel te bepalen of de instelling passend onderwijs kan bieden. Dit kan inhouden dat het nodig is de leervraag van de potentiële deelnemer nader te specificeren of een assessment te doen. Dit proces gaat vooraf aan het daadwerkelijk sluiten van de verbintenis. en inschrijving. Hieronder wordt kort beschreven wat er in die processen wordt uitgewisseld.

Aanmelden

De aanmelding wordt gedaan door de deelnemerIemand die onderwijs volgt binnen een instelling. Een deelnemer is in bezit van een verbintenis met een instelling voor het afnemen van onderwijsproducten. Een ander woord voor deelnemer is lerende leerling of student., bij de instelling. Er is vrij veel diversiteit in de inrichting van dit proces, en welke informatie wordt gevraagd in de aanmelding. Bij de lagere niveaus wordt de drempel om aan te melden bewust laag gehouden, door weinig gegevens te vragen. Over het algemeen wordt de volgende informatie gevraagd bij de aanmelding.

  • Persoonlijke informatie
  • Informatie van de ouder / verzorger / voogd
  • Opleidingskeuze
  • Vooropleiding

In aanvulling daarop kan een school gebruik maken van de voorziening van digitaal aanmeldenHet op enigerlei wijze kenbaar maken van de belangstelling van een potentiële deelnemer voor het afnemen van onderwijsproducten bij de instelling. van DUODienst Uitvoering Onderwijs. Uitvoeringsorganisatie van het Ministerie van OCW.. De deelnemerIemand die onderwijs volgt binnen een instelling. Een deelnemer is in bezit van een verbintenis met een instelling voor het afnemen van onderwijsproducten. Een ander woord voor deelnemer is lerende leerling of student. die zich wil aanmeldenHet op enigerlei wijze kenbaar maken van de belangstelling van een potentiële deelnemer voor het afnemen van onderwijsproducten bij de instelling. kan dan zijn gegevens die bekend zijn bij DUODienst Uitvoering Onderwijs. Uitvoeringsorganisatie van het Ministerie van OCW. meeleveren met de aanmelding. De deelnemerIemand die onderwijs volgt binnen een instelling. Een deelnemer is in bezit van een verbintenis met een instelling voor het afnemen van onderwijsproducten. Een ander woord voor deelnemer is lerende leerling of student. moet dan inloggen met zijn DigID. De school krijgt dan de volgende gegevens aangeleverd.

  • Persoonsgegevens
  • Nationaliteit
  • Verblijfsstatus
  • Gevolgde opleidingen
  • Behaalde resultaten
  • Nalevering van mutaties op gevolgde opleidingen en resultaten

Intake

In veel gevallen wordt direct na de aanmelding de intakeOnderdeel van het proces van inschrijven met als doel te bepalen of de instelling passend onderwijs kan bieden. Dit kan inhouden dat het nodig is de leervraag van de potentiële deelnemer nader te specificeren of een assessment te doen. Dit proces gaat vooraf aan het daadwerkelijk sluiten van de verbintenis. voorbereid. Om een goede intakeOnderdeel van het proces van inschrijven met als doel te bepalen of de instelling passend onderwijs kan bieden. Dit kan inhouden dat het nodig is de leervraag van de potentiële deelnemer nader te specificeren of een assessment te doen. Dit proces gaat vooraf aan het daadwerkelijk sluiten van de verbintenis. te kunnen doen, is een zodanige set informatie nodig zodat de school kan bepalen op welke opleiding de student de beste kans op studiesucces heeft, en om te bepalen of een student mogelijk extra begeleidingHet geheel aan (begeleidings)processen waarbij de begeleider op basis van leeractiviteiten gegevens uit de aanwezigheidsregistratie en andere beschikbare gegevens het leerproces van een deelnemer volgt bijstuurt en toekomstgericht advies geeft. nodig heeft. Het is vooral ook belangrijk om de 80% deelnemers die zonder veel problemen kunnen worden ingeschreven te scheiden van de 15% met een ondersteuningsvraag, en de 5% waarvoor echt iets extra’s geregeld moet worden om tot een goede plaatsing te komen. Het blijkt dat een beperkt aantal gegevens al een hoge voorspellende waarde geeft voor studiesucces en het identificeren van mogelijke probleemgevallen.

Ten behoeve van de intakeOnderdeel van het proces van inschrijven met als doel te bepalen of de instelling passend onderwijs kan bieden. Dit kan inhouden dat het nodig is de leervraag van de potentiële deelnemer nader te specificeren of een assessment te doen. Dit proces gaat vooraf aan het daadwerkelijk sluiten van de verbintenis. worden er twee sets gegevens onderscheiden: het leerlingdeel, dat door de leerling zelf wordt aangeleverd, en het mentordeel dat door de mentoreen medewerker van een onderwijsinstelling die belast is met de begeleiding van een groep deelnemers. van de latende school wordt aangeleverd. Het mentordeel wordt wel via de deelnemerIemand die onderwijs volgt binnen een instelling. Een deelnemer is in bezit van een verbintenis met een instelling voor het afnemen van onderwijsproducten. Een ander woord voor deelnemer is lerende leerling of student., en met toestemming van de deelnemerIemand die onderwijs volgt binnen een instelling. Een deelnemer is in bezit van een verbintenis met een instelling voor het afnemen van onderwijsproducten. Een ander woord voor deelnemer is lerende leerling of student. aangeleverd. Die informatie samen vormt de basisset aan gegevens, noodzakelijk in de intakeOnderdeel van het proces van inschrijven met als doel te bepalen of de instelling passend onderwijs kan bieden. Dit kan inhouden dat het nodig is de leervraag van de potentiële deelnemer nader te specificeren of een assessment te doen. Dit proces gaat vooraf aan het daadwerkelijk sluiten van de verbintenis.. Het gaat dan om de volgende gegevens.

Leerlingdeel

  • Persoonlijke gegevens, familie, wonen, vrije tijd
  • School van herkomst, eventueel een ander ROC
    • Diploma / overgangsbewijs
    • Begeleiding gehad, blijven zitten, hulpverlening, gezondheid etc.
  • Keuze voor de vervolgopleiding, inclusief motivatie
    • Waarom deze keuze, en hoe informatie gevonden
    • Aangemeld bij andere opleidingen
  • Competenties
    • Waardering van de eigen competenties en kwaliteiten
    • Stage / werk / trainingen

Mentordeel

  • Inschatting en advies
    • Typering van de leerling
    • Inschatting van de geschiktheid voor de gekozen opleiding
  • Begeleiding
    • Kenmerken, zoals Dyslexie/Dyscalculie, ZAT/PCL, Schoolmaatschappelijk werk, LWOO etc.
    • Ziekteverzuim, absentie
    • Speciale zorg
  • Reden om contact op te nemen met de latende school?

Inschrijven

Voor de intakeOnderdeel van het proces van inschrijven met als doel te bepalen of de instelling passend onderwijs kan bieden. Dit kan inhouden dat het nodig is de leervraag van de potentiële deelnemer nader te specificeren of een assessment te doen. Dit proces gaat vooraf aan het daadwerkelijk sluiten van de verbintenis. gebruiken de meeste scholen een intakeformulierFormulier voorzien van bekende NAW-gegevens van de potentiële deelnemer waarop onder andere het uiteindelijke verbintenisgebied wordt geadministreerd. Tevens kunnen gegevens met betrekking tot de thuissituatie vooropleiding(en) bijzondere situaties voorkeuren worden vastgelegd. of intakeverslag, dat tijdens de intakeOnderdeel van het proces van inschrijven met als doel te bepalen of de instelling passend onderwijs kan bieden. Dit kan inhouden dat het nodig is de leervraag van de potentiële deelnemer nader te specificeren of een assessment te doen. Dit proces gaat vooraf aan het daadwerkelijk sluiten van de verbintenis. wordt ingevuld of opgesteld. Wat er precies wordt geregistreerd is sterk afhankelijk van de situatie. In aanvulling daarop kan besloten worden tot aanvullend overleg, een verdiepte intakeOnderdeel van het proces van inschrijven met als doel te bepalen of de instelling passend onderwijs kan bieden. Dit kan inhouden dat het nodig is de leervraag van de potentiële deelnemer nader te specificeren of een assessment te doen. Dit proces gaat vooraf aan het daadwerkelijk sluiten van de verbintenis. of het afnemen van een toets (zoals de AMN intaketest).

Al deze informatie bij elkaar vormt de input voor het plaatsingsbesluit. Het kan zijn dat een deelnemerIemand die onderwijs volgt binnen een instelling. Een deelnemer is in bezit van een verbintenis met een instelling voor het afnemen van onderwijsproducten. Een ander woord voor deelnemer is lerende leerling of student., als gevolg van verschillende aanmeldingen, bij meerdere opleidingen wordt geplaatst. Uiteindelijk zal de deelnemerIemand die onderwijs volgt binnen een instelling. Een deelnemer is in bezit van een verbintenis met een instelling voor het afnemen van onderwijsproducten. Een ander woord voor deelnemer is lerende leerling of student. zich maar op één opleiding inschrijvenHet proces binnen de instelling dat kan leiden tot een verbintenis tussen een deelnemer of opdrachtgever en de instelling. In dat geval gaan de deelnemer/opdrachtgever en de instelling een principeovereenkomst met elkaar aan. De instelling spant zich in om de producten aan te bieden die aansluiten op de vraag van de potentiële deelnemer. De potentiële deelnemer heeft de intentie om de onderwijsproducten af te nemen..