Encyclopedie
Begrippenlijst

Wijzigen middelen

Uit Triple A Encyclopedie
Ga naar: navigatie, zoeken
Dit is een use case

Op deze use case zijn scenario's van toepassing

Op deze use case zijn scenario's van toepassing. Een scenario is een alternatieve wijze waarop de informatie over de use case gelezen en gebruikt kan worden.

Er zijn vier scenario's: rood, groen, geel en blauw. Welk scenario van toepassing is in uw organisatie is afhankelijk van een aantal uitgangspunten.

Klik hier voor meer informatie over de uitgangspunten van de verschillende scenario's.

De beschrijvingen van de use cases zijn beschreven vanuit het oogpunt van scenario 'geel'. Naast de beschrijving zijn de verschillen opgenomen van de andere scenario's, ten opzichte van het gele scenario.

Deze use case start na een opdracht tot wijzigen van een middel en eindigt bij de registratie van deze wijziging. Dit kan dus een eenvoudige wijziging van de kenmerken van een bestaand middel zijn, maar ook het realiseren van een heel nieuw middel. In dat geval omvat deze use case ook het daadwerkelijk realiseren van de wijziging. Wat hier nadrukkelijk niet onder valt, is het wijzigen van de beschikbaarheid van een middel. Het middel wijzigt in dat geval immers zelf niet. De wijziging van de beschikbaarheid is onderdeel van de use cases waarin middelen worden ingezet, zoals de use case Effectueren roosterVerzameling individuele arrangementen gekoppeld aan middelen en voor een bepaalde periode in de tijd uitgezet..

Inhoud

Use case

Aanleiding

Er is behoefte aan nieuwe middelen, kenmerken van bestaande middelen moeten veranderd worden of bestaande middelen zijn niet meer nodig en mogen worden afgestoten. Voorbeelden hiervan zijn:

  • Nieuwe docentMedewerker van de instelling die direct betrokken is bij het primaire onderwijsproces en daarbij verschillende rollen kan vervullen zoals instructeur coach begeleider. Engels nodig
  • Nieuw gebouw noodzakelijk inclusief inrichting
  • Stageplaats nodig
  • Vanuit roosterproces ontstaat behoefte aan een nieuw 'fictief' middel om mee te kunnen simulerenRoostervoorstellen maken met aanpassingen in de arrangementen beschikbare middelen regels en/of andere parameters om te komen tot een acceptabel rooster. De managers onderwijs en bedrijfsvoering beslissen wat er in de simulatie wordt aangepast. Er kunnen aanpassingen worden gedaan in de regels en er kan worden gesimuleerd met extra of andere middelen. Ook arrangementen kunnen worden aangepast.
  • Theorielokaal wordt voortaan gebruikt als computerlokaal
  • Docent Engels mag ook Duits gaan geven
  • Docent krijgt aanpassing in taakbeleid => geen 20 uur meer voor de klas maar nog maar 12
  • Leerbedrijf wel/niet geaccrediteerd
  • Portakabin niet meer in gebruik
  • Beamer afgeschreven
  • Docent uit dienst

Aanleidingen tot de wijzigingen kunnen zeer divers zijn, maar kunnen in ieder geval komen vanuit de use cases Effectueren roosterVerzameling individuele arrangementen gekoppeld aan middelen en voor een bepaalde periode in de tijd uitgezet., Oplossen calamiteit, Tactische Planning en Strategische planning. Dit sluit andere aanleidingen niet uit.

Actoren

Doel

Het realiseren en beschikbaar stellen van de benodigde en gevraagde middelen ten behoeve van de instelling en het registreren van deze middelen (stamgegevens up-to-date maken.)

Beschrijving acties

De acties zijn op te splitsen in 4 categorieën. Deze vier categorieën hebben verschillende acties, waarbij de actie waarin de registratie plaatsvindt gelijk is. Daarmee zijn het eigenlijk vier aparte use cases die vanwege hun onderlinge samenhang hier bij elkaar worden beschreven.

Realiseren nieuw middel
  • Aanvraag of opdracht van realisatie nieuw middel
Veelal als gevolg van een tactisch of strategisch wordt het besluit genomen tot het realiseren van een nieuw middel (bijvoorbeeld het aantrekken van een docentMedewerker van de instelling die direct betrokken is bij het primaire onderwijsproces en daarbij verschillende rollen kan vervullen zoals instructeur coach begeleider., de aanschaf van een bepaald leermiddel of de huur van een ruimte). Dit besluit leidt tot een aanvraag waarmee het realisatieproces in gang wordt gezet. Hierbij wordt ook de termijn vastgesteld waarbinnen realisatie moet plaatsvinden.
  • Gepland middel registreren
Zodra de realisatie van een middel in gang gezet is, wordt dit middel geregistreerd als gepland middel. Vanaf dat moment kan er in het roosterproces rekening worden gehouden met de aanstaande beschikbaarheid van het betreffende middel.
  • Realisatie van het middel
Het betreffende middel dient gerealiseerd te worden. Afhankelijk van type en omvang van het gevraagde middel kan de termijn waarin deze realisatie moet plaatsvinden, sterk verschillen. Het neerzetten van een nieuw gebouw duurt uiteraard langer dan het aantrekken van een nieuwe docentMedewerker van de instelling die direct betrokken is bij het primaire onderwijsproces en daarbij verschillende rollen kan vervullen zoals instructeur coach begeleider. of het aanschaffen van een nieuwe PC.
  • Gerealiseerd middel + kenmerken registreren
Zodra het middel daadwerkelijk beschikbaar is, wordt het volledig geregistreerd met alle kenmerken die van toepassing zijn (de stamgegevens). Het middel gaat van status gepland naar gerealiseerd.
Aanmaken van een “fictief” middel
  • Signaal aanmaken fictief middel vanuit het roosterproces
Vanuit het roosterproces ontstaat behoefte aan een fictief middel waarmee gesimuleerd kan worden. Om dit mogelijk te maken moet een “fictief” middel worden geregistreerd met bepaalde kenmerken, zodat het roosterproces kan roosteren alsof dit middel bestaat.
  • Fictief middel + kenmerken registreren
Er wordt een “fictief” middel opgevoerd met (tenminste) de kenmerken zoals in het signaal vanuit het roosterproces is gevraagd. Vanaf dat moment kan het roosterproces het middel inzetten alsof het gerealiseerd is, maar uitsluitend ten behoeve van een simulatierooster (roostervoorstel).
De aangemaakte fictieve middelen vormen een voorraad van fictieve middelen. Of het fictieve middel daadwerkelijk gebruikt wordt in het roosterproces wordt besloten in de use case Maken roosterVerzameling individuele arrangementen gekoppeld aan middelen en voor een bepaalde periode in de tijd uitgezet.; het ‘activeren’ (of opvoeren) van een fictief middel.
Activeren “fictief middel”
  • Signaal fictief middel realiseren
Het simulatierooster waarin het fictieve middel is ingezet wordt vervolgens geëffectueerd in de use case Effectueren roosterVerzameling individuele arrangementen gekoppeld aan middelen en voor een bepaalde periode in de tijd uitgezet., wat betekent dat dit roosterVerzameling individuele arrangementen gekoppeld aan middelen en voor een bepaalde periode in de tijd uitgezet. daadwerkelijk moet worden uitgevoerd. Het eerder als “fictief” opgevoerde middel zal nu daadwerkelijk gerealiseerd moeten gaan worden.
  • Wijzigen status middel van “fictief” naar “gepland”
Zodra de daadwerkelijke realisatie van een fictief middel in gang is gezet, wordt de status van fictief op gepland gezet met een bepaalde datum waarop het gereed zal komen. Deze datum zal eerder moeten liggen dan de ingangsdatum van het geëffectueerde roosterVerzameling individuele arrangementen gekoppeld aan middelen en voor een bepaalde periode in de tijd uitgezet. waarin het middel is meegenomen.
  • Realisatie van het middel
Het betreffende middel dient gerealiseerd te worden.
  • Gerealiseerd middel + kenmerken registreren
Zodra het middel daadwerkelijk beschikbaar is, wordt het volledig geregistreerd met alle kenmerken die van toepassing zijn (de stamgegevens). Het middel gaat van status gepland naar gerealiseerd.
NB Als een deelnemerIemand die onderwijs volgt binnen een instelling. Een deelnemer is in bezit van een verbintenis met een instelling voor het afnemen van onderwijsproducten. Een ander woord voor deelnemer is lerende leerling of student. het onderwijsproductEen onderwijsproduct is een product (zoals een les een cursus module of andere onderwijseenheid) dat zodanig van metadata is voorzien dat het geschikt is om te roosteren. Een onderwijsproduct is enkelvoudig dan wel samengesteld. Enkelvoudig betekent dat er sprake is van één uniek product dat niet verder onderverdeeld is in andere onderwijseenheden (een les Engels van één uur kan een enkelvoudig product zijn). De onderwijscatalogus kan ook samengestelde onderwijsproducten bevatten. Een samengesteld onderwijsproduct bevat informatie over de afzonderlijke (enkelvoudige) onderwijsproducten (die deel uit maken van de samenstelling) én informatie over de samenstelling zelf (bijv. de volgorde). Deze informatie vormt samen de paklijst van het samengestelde onderwijsproduct. De paklijst is dus de informatiedrager van de samenstelling. Een voorbeeld van een samengesteld onderwijsproduct is een 2 daagse cursus Engels voor beginners met een theorie- en een praktijkdag. De theoriedag is een enkelvoudig onderwijsproduct net zoals de praktijkdag. De paklijst geeft aan dat de theoriedag voor de praktijkdag moet worden ingepland. stagePeriode waarin de deelnemer leert in de beroepspraktijk. Wanneer de stage kwalificerend is, wordt dit beroepspraktijkvorming (BPV) genoemd en wordt dit formeel vastgelegd in een BPV-overeenkomst. gaat afnemen, wordt er in het roosterproces gesimuleerd dat de deelnemerIemand die onderwijs volgt binnen een instelling. Een deelnemer is in bezit van een verbintenis met een instelling voor het afnemen van onderwijsproducten. Een ander woord voor deelnemer is lerende leerling of student. een stageplaats heeft. Bij de use case Effectueren roosterVerzameling individuele arrangementen gekoppeld aan middelen en voor een bepaalde periode in de tijd uitgezet. komt uit het diagnoserapportIn het diagnoserapport staat beschreven aan welke regels in een bepaald roostervoorstel niet wordt voldaan en wat de reden hiervoor is. Daarnaast wordt duidelijk welke (deel)arrangementen eventueel niet gepland kunnen worden en welke middelen een knelpunt zijn. dat er nog een stageplaats gevonden moet worden. Het zoeken (realiseren) van een leerbedrijfBedrijf dat door SBB is geaccrediteerd om beroepspraktijkvorming voor deelnemers te verzorgen. met een beschikbare stageplaats gebeurt in dit deel (aanmaken van een fictief middel) van de use case. Als er een stageplaats is gevonden, moet er nog een overeenkomst worden gesloten tussen de instelling, het leerbedrijfBedrijf dat door SBB is geaccrediteerd om beroepspraktijkvorming voor deelnemers te verzorgen. en de deelnemerIemand die onderwijs volgt binnen een instelling. Een deelnemer is in bezit van een verbintenis met een instelling voor het afnemen van onderwijsproducten. Een ander woord voor deelnemer is lerende leerling of student.., de BPVBeroeps Praktijk Vorming. Periode waarin de deelnemer bij een bedrijf beroepspraktijkvorming volgt. Dit is een verplicht onderdeel binnen elke beroepsopleiding. Het minimaal te volgen studiebelastingsuren aan BPV is vastgelegd in het kwalificatiedossier. Daarnaast wordt BPV ook ingezet binnen het proces van opleiden en vormen denk daarbij aan bijvoorbeeld de snuffelstages.-overeenkomst. Om dit te realiseren zal er een signaal naar deelnemerIemand die onderwijs volgt binnen een instelling. Een deelnemer is in bezit van een verbintenis met een instelling voor het afnemen van onderwijsproducten. Een ander woord voor deelnemer is lerende leerling of student. en/of begeleiderMedewerker van een onderwijsinstelling die als rol heeft het volgen en ondersteunen van deelnemers tijdens hun leerloopbaan. De begeleider die leeractiviteiten begeleidt wordt ook coach genoemd. De begeleider die de loopbaan van de deelnemer ondersteund wordt ook leertrajectbegeleider genoemd. moeten gaan dat de stageplaats beschikbaar is. Er gaat een signaal naar de use case Monitoren en adviseren. Uiteindelijk zal er vanuit deze use case een signaal gaan naar de use case Verbintenis maken, om daadwerkelijk de BPVBeroeps Praktijk Vorming. Periode waarin de deelnemer bij een bedrijf beroepspraktijkvorming volgt. Dit is een verplicht onderdeel binnen elke beroepsopleiding. Het minimaal te volgen studiebelastingsuren aan BPV is vastgelegd in het kwalificatiedossier. Daarnaast wordt BPV ook ingezet binnen het proces van opleiden en vormen denk daarbij aan bijvoorbeeld de snuffelstages.-overeenkomst te krijgen.
Aanpassen kenmerken bestaand middel
  • Opdracht aanpassen kenmerken bestaand middel wordt gegeven
Er kan een grote verscheidenheid aan redenen zijn om de kenmerken van een bestaand middel (de stamgegevens) te wijzigen. Een docentMedewerker van de instelling die direct betrokken is bij het primaire onderwijsproces en daarbij verschillende rollen kan vervullen zoals instructeur coach begeleider. kan een bepaalde bevoegdheid hebben behaald, een lokaal is verbouwd of aangescherpte regelgeving beperkt het maximum aantal deelnemersMaximum aantal deelnemers dat het betreffende onderwijsproduct kan afnemen. in een bepaald leslokaal.
  • Wijzigen kenmerken middel worden
De kenmerken worden aangepast of geregistreerd (het aanpassen van de stamgegevens). Indien van toepassing wordt hierbij ook de ingangsdatum vastgesteld zodat vanuit het roosterproces daar vanaf het juiste moment rekening mee houdt.
  • Aanpassing kenmerken realiseren
De uitvoerder krijgt de opdracht om de aanpassingen van een middel ook daadwerkelijk uit te voeren.
Afstoten van bestaand middel
  • Opdracht tot afstoten middel wordt gegeven
Er kunnen verschillende redenen zijn om een bestaand middel af te stoten, waaronder allerlei bedrijfseconomische overwegingen (onderhoudskosten, economische levensduur, risico’s).
  • Status middel aanpassen (op inactief)
Het middel wordt met een ingangsdatum op inactief gezet.
  • Afstoten : Het afstoten van een middel moet ook daadwerkelijk plaatsvinden. Afhankelijk van type en omvang van het betreffende middel kan dit in tijd en aandacht langer duren. Het slopen van een gebouw duurt langer dan het weggooien van een beamer.
NB: Indien een gevraagd middel niet te realiseren is, een fictief middel niet tijdig vervangen kan worden door een gerealiseerd middel, of een gevraagde aanpassing niet kan plaatsvinden, kan dit een signaal geven naar de use case Oplossen uitvoeringsprobleem. Het niet kunnen realiseren van een (fictief) middel kan niet als gevolg hebben dat een geheel roosterVerzameling individuele arrangementen gekoppeld aan middelen en voor een bepaalde periode in de tijd uitgezet. moet worden herzien. Als een nieuw middel vanuit de use case strategische of tactische planning niet op tijd is gerealiseerd, zul je dit weten voordat je gaat roosteren en houd je hier al rekening mee. Een niet gerealiseerd fictief middel kan nooit tot een calamiteit leiden, omdat zo’n fictief middel niet kan worden geaccepteerd als een reëel alternatief.

Invloed van scenario's

  Scenario Geel
Samenvatting Als gevolg van de tactische en strategische planning kan de noodzaak tot het wijzigen van middelen ontstaan. In dat geval worden er acties in gang gezet om te zorgen dat de middelen worden aangepast. Dit kan betrekking hebben op het verloop, opleiden of aantrekken van docenten, of het aanschaffen of afstoten van middelen.Ook kan in het roosterproces gewerkt zijn met ‘fictieve middelen’ die nog daadwerkelijk gerealiseerd moeten worden. Zodra het betreffende roosterVerzameling individuele arrangementen gekoppeld aan middelen en voor een bepaalde periode in de tijd uitgezet. is geëffectueerd worden deze ‘fictieve middelen’ gerealiseerd.
Personeel Op basis van de uitkomsten van het arrangementeen planbaar geheel van beschikbare onderwijsproducten. Een arrangement bestaat uit een verzameling enkelvoudige en/of samengestelde onderwijsproducten aangevuld met aanvullende eisen en wensen met betrekking tot de volgorde of de periode waarin het product moet worden afgenomen. Een arrangement kan uit één onderwijsproduct (enkelvoudig of samengesteld) bestaan. en/of roosterproces wordt de resourcemanager verzocht middelen te wijzigen en/of aan te vullen (te verwerven).
Structuur De resourcemanager is verantwoordelijk om binnen de vastgestelde economische kaders verzoeken om wijziging van middelen door te voeren.
  Scenario Rood
Samenvatting In het rode scenario is het team verantwoordelijk voor het realiseren van het onderwijs voor een groep deelnemers. Dit team moet daarvoor over voldoende middelen, kennis en competenties beschikken om dat ook waar te kunnen maken. Er is een voortdurend proces van bijstelling nodig om te zorgen dat noodzakelijke middelen beschikbaar komen voor het team, en overbodige middelen worden afgebouwd of beschikbaar worden gesteld aan andere teams.
Personeel Binnen het team zijn rolwisselingen mogelijk. Het team is verantwoordelijk voor het realiseren en inzetten van de middelen.
Structuur Het team neemt besluiten over het wijzigen van de inzet van middelen binnen de centraal gestelde kaders.
  Scenario Groen
Samenvatting In het groene scenario wordt voortdurend gezocht naar een zo goed mogelijk aanbod (uitgewerkt in referentiearrangementen) dat past bij de vraag van deelnemers en de behoeften in de markt. Elke aanpassing van dit aanbod vergt (wellicht) bijstelling van middelen en benodigde kennis en competenties van docenten.
Personeel Alle leden van de onderwijseenheid kunnen verzoeken mbt het wijzigen van de middelen indienen.
Structuur De manager bedrijfsvoeringDe manager bedrijfsvoering is een lijnmanager die verantwoordelijk is voor (een deel van) de bedrijfsvoeringsprocessen bijvoorbeeld financieel beheer personeel en organisatie etc. is verantwoordelijk voor het besluit tot wijzigen van middelen. Indien aan een verzoek tot wijzigen van een middel een besluit mbt onderwijsaanbod is voorafgegaan dien de manager bedrijfsvoeringDe manager bedrijfsvoering is een lijnmanager die verantwoordelijk is voor (een deel van) de bedrijfsvoeringsprocessen bijvoorbeeld financieel beheer personeel en organisatie etc. de gevraagde wijziging door te voeren.
  Scenario Blauw
Samenvatting In het blauwe scenario is er in de tactische planning een vrij goed zicht op de benodigde middelen, omdat deelnemers een vast programma volgen. Optimalisatie in het roosterproces kan eventueel een wijziging in de benodigde middelen betekenen.
Personeel De middelen zijn voorbestemd en het roosterVerzameling individuele arrangementen gekoppeld aan middelen en voor een bepaalde periode in de tijd uitgezet. is afgestemd op de beschikbare middelen. Het wijzigen van middelen is niet aan de orde.
Structuur nvt

Resultaat

De totale middelenvoorraad is aangepast aan de gewenste situatie of de benodigde vervolgacties zijn uitgezet. De registratie van de stamgegevens zijn up to date met de nieuwe situatie.

Frequentie

Dagelijks meerdere keren, afhankelijk van aanvragen.

Werkopdrachten

Werkopdracht Van use case Naar use case
Uitvoeringsprobleem (Werkopdracht) Wijzigen middelen Oplossen uitvoeringsprobleem
Wijzigen middelen (Werkopdracht) Wijzigen middel Wijzigen middelen
Wijzigen middelen (Werkopdracht) Strategische planning Wijzigen middelen
Wijzigen middelen (Werkopdracht) Tactische planning Wijzigen middelen
Wijzigen middelen (Werkopdracht) Effectueren rooster Wijzigen middelen

Activiteitendiagram

width=400px

Functies

Functie Functiesoort
Beheren middelen (Functie)
Controle tijdige realisatie