Encyclopedie
Begrippenlijst

Tactische planning

Uit Triple A Encyclopedie
Ga naar: navigatie, zoeken
Dit is een use case

Op deze use case zijn scenario's van toepassing

Op deze use case zijn scenario's van toepassing. Een scenario is een alternatieve wijze waarop de informatie over de use case gelezen en gebruikt kan worden.

Er zijn vier scenario's: rood, groen, geel en blauw. Welk scenario van toepassing is in uw organisatie is afhankelijk van een aantal uitgangspunten.

Klik hier voor meer informatie over de uitgangspunten van de verschillende scenario's.

De beschrijvingen van de use cases zijn beschreven vanuit het oogpunt van scenario 'geel'. Naast de beschrijving zijn de verschillen opgenomen van de andere scenario's, ten opzichte van het gele scenario.

Deze use case betreft het analyseren van roosterinformatie over de korte en middellange termijn, en roosters uit het verleden. Deze informatie moet kunnen worden opgevraagd vanuit allerlei invalshoeken (zoals ruimtebezetting, benodigde middelen bijv. assetsDit zijn herbruikbare objecten die bestudeerd worden in het kader van een onderwijsproduct. Bijvoorbeeld een motor in het kader van motortechniek een anatomische pop in het kader van gezondheid een videofragment in het kader van een geschiedenisles een animatie in het kader van de bestudering van de verbrandingsmotor., toe- en afname van de vraag naar een bepaald vak, etc.).

Dit is van belang in het kader van de forward mappingHet maken van een voorspelling over de afname en organisatie van het onderwijs op de middellange termijn op basis van de actuele gegevens gecombineerd met kengetallen over hoe die gegevens kunnen worden geëxtrapoleerd. Het is bijvoorbeeld mogelijk om op basis van de actuele roosters / arrangementen een voorspelling te doen van het rooster (en het bijbehorende resourcebeslag) op de middellange termijn. Hiervoor zijn kengetallen nodig waarmee die voorspelling met een zekere betrouwbaarheid kan worden gedaan bijvoorbeeld kengetallen over de onderwijsproducten die zullen worden afgenomen nadat bepaalde onderwijsproducten zijn afgenomen (voorspellingen van de toekomstige arrangementen gegeven de huidige arrangementen).. Daarin wordt gebruik gemaakt van een roosterverwachting voor de middellange termijn en ervaringscijfers uit het verleden, om daaruit een voorspelling te kunnen doen van de benodigde middelen en het te realiseren onderwijs op de middellange termijn.

Ten behoeve van middellange termijn planning worden automatisch roosterverwachtingen uitgerekend door een roostermachineDe roostermachine is een systeem dat op basis van alle arrangementen de beschikbare middelen en de onderwijs- en bedrijfsregels een top x (bijvoorbeeld een top vijf) van roostervoorstellen maakt.. De roostermachineDe roostermachine is een systeem dat op basis van alle arrangementen de beschikbare middelen en de onderwijs- en bedrijfsregels een top x (bijvoorbeeld een top vijf) van roostervoorstellen maakt. is een roostermachineDe roostermachine is een systeem dat op basis van alle arrangementen de beschikbare middelen en de onderwijs- en bedrijfsregels een top x (bijvoorbeeld een top vijf) van roostervoorstellen maakt. met een oneindige horizon, die continu draait. Ze vult een 3-dimensionaal roosterVerzameling individuele arrangementen gekoppeld aan middelen en voor een bepaalde periode in de tijd uitgezet., het GRIDAfkorting voor het Gemeenschappelijk Rooster Informatie Domein. De uitkomsten zijn gestructureerd via status- en knelpuntrapportages. Deze automatisch berekende verwachtingen worden regelmatig gemonitord. Op basis daarvan kan op de verwachte toekomstige ontwikkelingen geanticipeerd worden, door tijdig te zorgen dat de juiste middelen beschikbaar zijn.

Inhoud

Use case

Aanleiding

Periodiek (instellingsafhankelijk hoe vaak dit is) inzicht willen hebben in mogelijke knelpunten in de benodigde en beschikbare middelen en het te realiseren onderwijs.

Actoren

Doel

Inzicht krijgen in het te verwachten middelengebruik en te realiseren onderwijs op de middellange termijn, op grond van de roosterverwachtingen en analyse van de reeds gerealiseerde roosters.

Acties ondernemen om eventueel gesignaleerde knelpunten in de beschikbaarheid van middelen op te lossen.

Beschrijving acties

Analyseren roosterVerzameling individuele arrangementen gekoppeld aan middelen en voor een bepaalde periode in de tijd uitgezet.(s) afgelopen periodeEen periode is een afgebakende tijdseenheid de lengte wordt gekozen door een instelling zelf. Dit kan een uur een dag een week 10 weken etc zijn.(s). 
Opvragen van gerealiseerde roosterinformatie over een of meer periodes, vanuit een aantal verschillende invalshoeken, zoals lokalengebruik, inzet van docenten, vraag naar bepaalde (leer)middelen, vraag naar bepaald type onderwijs(product), geplande en gerealiseerde onderwijstijdOnderwijstijd bestaat uit begeleide onderwijstijd (BOT) en beroepspraktijkvorming (BPV). Onderdelen die niet vallen onder onderwijstijd zijn bijvoorbeeld: huiswerk en andere onderwijsactiviteiten. Met betrekking tot de onderwijstijd zijn in de wet normen vastgelegd: WEB 7.2.7 lid 3. Deze wettelijke normen bepalen dat er een minimale hoeveel begeleide onderwijstijd (BOT) en BPV moet worden aangeboden over de gehele duur van de opleiding. Per opleiding kan de instelling bepalen hoe deze onderwijstijd over de jaren of perioden van een opleiding wordt verdeeld., regelmatig terugkerende knelpunten (vanuit oplossen uitvoeringsprobleem) etc. Deze gegevens kunnen rechtstreeks uit het systeem worden opgehaald. Het doel is om inzicht krijgen over de over- en ondercapaciteit van middelen.
Opvragen roosterverwachting(en) komende periodeEen periode is een afgebakende tijdseenheid de lengte wordt gekozen door een instelling zelf. Dit kan een uur een dag een week 10 weken etc zijn.(s) (GRIDAfkorting voor het Gemeenschappelijk Rooster Informatie Domein voor middellange termijn) 
Om een goede roosterverwachting te kunnen maken, zijn er kengetallen nodig over de ontwikkeling van de te verwachten vraag naar onderwijs, bijvoorbeeld: kengetallen over studievoortgang, geregistreerde leervragen en arrangementen, onderkende veranderingspatronen in de leervraagVraag van een deelnemer of opdrachtgever aan een instelling waarin verwoord wordt wat men wil leren. Het formuleren van de leervraag is een activiteit van de begeleider samen met de deelnemer of opdrachtgever waarin de leervraag wordt uitgedrukt in producten uit de onderwijscatalogus (eventueel) aangevuld met additionele wensen en voorwaarden.. Deze kengetallen worden voor een of meer periodes in het systeem vastgelegd (voor zover deze informatie niet uit de al geregistreerde gegevens kan worden afgeleid).
Op basis van deze kengetallen kan de roostermachineDe roostermachine is een systeem dat op basis van alle arrangementen de beschikbare middelen en de onderwijs- en bedrijfsregels een top x (bijvoorbeeld een top vijf) van roostervoorstellen maakt. een roosterverwachting geven voor de middellange termijn, bijvoorbeeld in de vorm van een jaarrooster voor het komende studiejaar. Dit is in feite een ‘gewoon’ roosterVerzameling individuele arrangementen gekoppeld aan middelen en voor een bepaalde periode in de tijd uitgezet., maar dan met wat meer onzekerheid. Uit deze roosterverwachting kan dan informatie worden afgeleid over geschatte aantallen van deelnemers die bepaalde onderwijsproducten zullen gaan afnemen, en de benodigde middelen die daarvoor nodig zijn.
Analyseren roosterverwachtingen op knelpunten 
Op basis van deze roosterverwachting kunnen er fricties worden gesignaleerd. Hierin moeten ook fricties worden meegenomen die niet zichtbaar worden uit de extrapolatie van de gerealiseerde roosters, maar te verwachten uit andere factoren. Dit zijn situaties waarbij de verwachte beschikbare middelen in een bepaalde periodeEen periode is een afgebakende tijdseenheid de lengte wordt gekozen door een instelling zelf. Dit kan een uur een dag een week 10 weken etc zijn. niet voldoende (of juist teveel) zijn in relatie tot de vraag naar middelen. Deze fricties moeten worden geïnterpreteerd en er moet worden beoordeeld hoe groot de kans is dat een knelpunt zich gaat voordoen, hoe zwaar een knelpunt weegt en welke mogelijke oplossingen er zijn. Op basis daarvan wordt bepaald of het een knelpunt is dat om actie vraagt.
Knelpunten kunnen o.a. ontstaan op het gebied van:
  • Inzet middelen (lokalen, docenten, leermiddelenZie leermateriaal)
  • De ontwikkeling van de vraag van deelnemers (arrangementen, bepaalde onderwijsproducten)
  • Geplande en gerealiseerde onderwijstijdOnderwijstijd bestaat uit begeleide onderwijstijd (BOT) en beroepspraktijkvorming (BPV). Onderdelen die niet vallen onder onderwijstijd zijn bijvoorbeeld: huiswerk en andere onderwijsactiviteiten. Met betrekking tot de onderwijstijd zijn in de wet normen vastgelegd: WEB 7.2.7 lid 3. Deze wettelijke normen bepalen dat er een minimale hoeveel begeleide onderwijstijd (BOT) en BPV moet worden aangeboden over de gehele duur van de opleiding. Per opleiding kan de instelling bepalen hoe deze onderwijstijd over de jaren of perioden van een opleiding wordt verdeeld.
  • Bepaalde business rules (of prestatie-indicatoren o.i.d)
Omzetten van knelpunten naar concrete acties 
Het management zal samen met de roostermaker bepalen of vervolgacties nodig zijn.
Voorbeelden voor knelpunten met oplossingen zijn; de inzet en de bezettingsgraad van bepaalde ruimtes voldoen niet aan de business rules (bijv. minimale bezetting van 70% maximale bezetting van 90%). Als de benutting permanent te laag is kan worden besloten de ruimte voor andere doeleinden in te zetten. Als de bezetting van een specifieke ruimte te hoog is, kan ervoor worden gekozen om een andere ruimte ook te voorzien van deze specifieke voorzieningen (bijv. een theorielokaal voorzien van tekenmateriaal). Ook kan de business rule worden aangepast.
Als de gegevens duiden op een toekomstig tekort aan bepaalde docenten kan worden besloten nieuwe docenten te werven of docenten bij-/om te scholen. Als uit de vraag van de deelnemers blijkt dat er nauwelijks vraag is naar Russisch kan worden besloten dit onderwijsproductEen onderwijsproduct is een product (zoals een les een cursus module of andere onderwijseenheid) dat zodanig van metadata is voorzien dat het geschikt is om te roosteren. Een onderwijsproduct is enkelvoudig dan wel samengesteld. Enkelvoudig betekent dat er sprake is van één uniek product dat niet verder onderverdeeld is in andere onderwijseenheden (een les Engels van één uur kan een enkelvoudig product zijn). De onderwijscatalogus kan ook samengestelde onderwijsproducten bevatten. Een samengesteld onderwijsproduct bevat informatie over de afzonderlijke (enkelvoudige) onderwijsproducten (die deel uit maken van de samenstelling) én informatie over de samenstelling zelf (bijv. de volgorde). Deze informatie vormt samen de paklijst van het samengestelde onderwijsproduct. De paklijst is dus de informatiedrager van de samenstelling. Een voorbeeld van een samengesteld onderwijsproduct is een 2 daagse cursus Engels voor beginners met een theorie- en een praktijkdag. De theoriedag is een enkelvoudig onderwijsproduct net zoals de praktijkdag. De paklijst geeft aan dat de theoriedag voor de praktijkdag moet worden ingepland. een volgende periodeEen periode is een afgebakende tijdseenheid de lengte wordt gekozen door een instelling zelf. Dit kan een uur een dag een week 10 weken etc zijn. niet aan te bieden. De deelnemers die dit wel hebben gekozen, kan worden gevraagd het vak een andere periodeEen periode is een afgebakende tijdseenheid de lengte wordt gekozen door een instelling zelf. Dit kan een uur een dag een week 10 weken etc zijn. te volgen of een andere taal te kiezen. In deze voorkomende gevallen zal er dus een werkopdrachtEen relatie tussen twee use cases waarbij het resultaat van de ene use case het startpunt is voor een andere use case. De relatie behelst niet het overdragen van gegevens. ontstaan richting formuleren leervraag en uiteindelijk leiden tot een aanpassing in de onderwijscatalogusVerzameling van onderwijsproducten die door de instelling worden aangeboden, beschreven in de vorm van metadata. In de onderwijscatalogus kunnen de onderwijsproducten zijn geordend tot een samenhangend stuk onderwijs in een referentiearrangement. De onderwijsproducten en referentiearrangementen kunnen verwijzen naar een relevante taxonomie..
Iedere gewenste aanpassing op de inzet van middelen leidt tot een signaal naar de use case Wijzigen middelen.

Invloed van scenario's

  Scenario Geel
Samenvatting De tactische planning richt zich op de middellange termijn (0,5 tot 3 jaar). Op basis van de bestaande leervragen en arrangementen, gecombineerd met ervaringscijfers en historische gegevens wordt een inschatting gemaakt van de onderwijsproducten die de deelnemers willen afnemen op de middellange termijn en de middelen die daarvoor benodigd zijn.
Personeel De arrangeurpersoon die binnen de instelling de arrangementen voor een bepaalde groep deelnemers opstelt. stelt op basis van historische en statistische gegevens de input voor de tactische planning op. Hij wordt hierin gefaciliteerd door de roostermachineDe roostermachine is een systeem dat op basis van alle arrangementen de beschikbare middelen en de onderwijs- en bedrijfsregels een top x (bijvoorbeeld een top vijf) van roostervoorstellen maakt. die op basis van de input de daadwerkelijke planning maakt.
Structuur De arrangeurpersoon die binnen de instelling de arrangementen voor een bepaalde groep deelnemers opstelt. is verantwoordelijk voor de input. De roostermaker is verantwoordelijk voor het maken van de planning.
  Scenario Rood
Samenvatting In het rode scenario bepaalt het team op basis van deze gegevens welke onderwijsproducten aan de deelnemers worden aangeboden. Daarnaast is deze informatie noodzakelijk om de capaciteit van het team (docenten, lokalen en andere middelen) op de middellange termijn te plannen.
Personeel Teamleden zijn in staat met ondersteuning van het logistieke systeem voorspellingen te doen over de leervragen voor de komende periodeEen periode is een afgebakende tijdseenheid de lengte wordt gekozen door een instelling zelf. Dit kan een uur een dag een week 10 weken etc zijn.(s). Teamleden zijn in staat om deze voorspellingen te vertalen naar consequenties voor de noodzakelijke middelen.
Structuur Het opstellen van voorspellingen is de verantwoordelijkheid van het team.
  Scenario Groen
Samenvatting In het groene scenario hebben deelnemers gekozen voor referentiearrangementen en (vaak voor de iets langere termijn) aangegeven welke onderwijsproducten zij in de toekomst wensen af te nemen. Gecombineerd met kennis over de vraag uit de markt, ervaringscijfers en historische gegevens stelt de instelling op basis hiervan het onderwijsaanbod samen. Dit onderwijsaanbod wordt vertaald in de verzameling referentiearrangementen die (voor de middellange termijn) worden aangeboden en in welke capaciteit (docenten, lokalen en andere middelen) hiervoor benodigd is.
Personeel Verantwoordelijke organisatie-eenheden, onder leiding van de directeur onderwijs, zorgen voor een concretisering van de hoofdlijn vanuit centraal, in een daadwerkelijk onderwijsaanbod tbv deelnemers.
Structuur De directeur onderwijs is verantwoordelijk voor het opstellen van de prognose voor de instelling. Het is vervolgens een verantwoordelijkheid van de onderwijseenheid om deze prognose te concretiseren.
  Scenario Blauw
Samenvatting In het blauwe scenario wordt een prognose gemaakt op basis van de actuele instroomgegevens en kennis over de vraag uit de markt, ervaringscijfers en historische gegevens. Dit vormt samen de te verwachten instroom in de verschillende opleidingen en wordt vervolgens vertaald naar de benodigde capaciteit (docenten, lokalen en andere middelen).
Personeel De manager onderwijsEen lijnmanager die verantwoordelijk is voor een deel van het primair proces. Bijvoorbeeld: teamleider branchedirecteur sectordirecteur. is in staat om op basis van historische en statistische gegevens de tactische planning op te stellen. Op basis van deze tactische planning bepaalt de manager bedrijfsvoeringDe manager bedrijfsvoering is een lijnmanager die verantwoordelijk is voor (een deel van) de bedrijfsvoeringsprocessen bijvoorbeeld financieel beheer personeel en organisatie etc. de benodigde middelen voor de komende periodeEen periode is een afgebakende tijdseenheid de lengte wordt gekozen door een instelling zelf. Dit kan een uur een dag een week 10 weken etc zijn..
Structuur De manager onderwijsEen lijnmanager die verantwoordelijk is voor een deel van het primair proces. Bijvoorbeeld: teamleider branchedirecteur sectordirecteur. is verantwoordelijk voor de totstandkoming van de tactische planning. De manager bedrijfsvoeringDe manager bedrijfsvoering is een lijnmanager die verantwoordelijk is voor (een deel van) de bedrijfsvoeringsprocessen bijvoorbeeld financieel beheer personeel en organisatie etc. bewaakt de economische kaders. Het CvBCollege van Bestuur. stelt deze vast.

Resultaat

Overzicht van verwachte knelpunten en een aantal daaraan gerelateerde uitgezette acties, met name gericht op het realiseren, wijzigen of afstoten van middelen. Voor scenario Groen levert het een prognose op. Met prognose wordt bedoeld de voor de middellange termijn onderwijsvraag, gebaseerd op de optellingen van de reeds bekende onderdelen van alle aangevraagde arrangementen.

Vooral voor groen geldt:

  • Dit inzicht leidt tot mogelijke aanpassingen van de middelen.
  • Complete prognose van de onderwijsvraag bestaande uit de arrangementen om aantallen studenten en groepsomvang.
  • Daarnaast ontstaat er inzicht in de mogelijkheden om deze onderwijsvraag te realiseren. Hierbij kunnen knelpunten ontstaan voor individuele deelnemers, die door begeleiders moeten worden opgepakt.

Frequentie

Periodiek en/of op aanvraag

Werkopdrachten

Werkopdracht Van use case Naar use case
Wijzigen middelen (Werkopdracht) Tactische planning Wijzigen middelen

Activiteitendiagram

width=400px

Functies

Functie Functiesoort
Rapportage afgelopen periode
Simulatie rooster komende periode