Encyclopedie
Begrippenlijst

Centraal documentmanagement is mogelijk

Uit Triple A Encyclopedie
Ga naar: navigatie, zoeken


Onder documentmanagement wordt generieke functionaliteit verstaan die voorziet in het centraal vastleggen en ontsluiten van documenten in de breedste zin (dus documenten, correspondentie, rapporten en notities, binnengekomen en uitgaande post etc.).

Een belangrijk aspect van documentmanagement is de meta-informatie, op basis waarvan alle documenten kunnen worden gerubriceerd en voorzien van trefwoorden. Deze meta-informatie moet flexibel kunnen worden ingericht.

Daarnaast is versiebeheer van groot belang. Van een document moeten verschillende versies kunnen worden geregistreerd en eventueel ook verschillende statussen (concept, definitief etc.) kunnen worden onderkend. Documenten moeten middels een ‘reserve en replace’-faciliteit voor wijziging kunnen worden opgevraagd en teruggeplaatst.

De keuze om documentmanagement centraal in te richten is een keuze van de instellingen die wel mogelijk moet zijn, maar nadrukkelijk niet als uitgangspunt wordt genomen. Het is ook mogelijk om een aantal gescheiden dossiers in te richten, elk met een eigen doel en elk in meer of mindere mate geautomatiseerd ondersteund. Voorbeelden zijn een administratief dossierHet administratief dossier is onderdeel van de kernregistratie deelnemers en bevat alle documenten en gegevens die betrekking hebben op de inschrijving van de deelnemer zoals de onderwijsovereenkomst en de BPV-overeenkomst. Alle documenten die in het administratieve proces ontstaan worden aan dit dossier toegevoegd. Het administratief dossier is onderdeel van het deelnemersdossier waarin zich naast het administratief dossier ook het begeleidingsdossier zorgdossier en examendossier bevindt., een begeleidingsdossierHet begeleidingsdossier bevat alle documenten en gegevens ter ondersteuning van het begeleidingsproces zoals een POP en een PAP gemaakte afspraken en behaalde formatieve resultaten. Het begeleidingsdossier is onderdeel van het deelnemersdossier waarin zich naast het begeleidingsdossier ook het administratief dossier zorgdossier en examendossier bevindt., een personeelsdossiers en bepaalde documentatie en correspondentie.

Richtlijnen:

  1. Documentmanagement wordt per instelling ingericht.
  2. Het gebruik van een centrale, generieke voorziening voor documentmanagement is optioneel. In de gevallen dat een instelling over een dergelijke voorziening beschikt, moet deze voorziening zo transparant mogelijk in de plaats kunnen komen van de lokale voorziening binnen een applicatie.