Encyclopedie
Begrippenlijst

Overdracht deelnemergegevens

Uit Triple A Encyclopedie
Ga naar: navigatie, zoeken
Dit is een proces

Korte beschrijving

De uitwisseling van deelnemergegevens tussen instellingen, bijvoorbeeld de instelling waar een deelnemerIemand die onderwijs volgt binnen een instelling. Een deelnemer is in bezit van een verbintenis met een instelling voor het afnemen van onderwijsproducten. Een ander woord voor deelnemer is lerende leerling of student. van afkomstig is of waar hij zijn opleiding gaat vervolgen. Het gaat hierbij met name om de overstap van po naar mbo, of een overstap binnen het mbo.

De uitwisseling bestaat uit de uitwisseling van een doorstroomdossierHet doorstroomdossier is een digitaal dossier dat tussen onderwijsinstellingen wordt uitgewisseld, met daarin door de onderwijsinstelling gewaarborgde gegevens over de deelnemer en zijn loopbaan. en de uitwisseling van relevante statusovergangen in het proces van aanmeldenHet op enigerlei wijze kenbaar maken van de belangstelling van een potentiële deelnemer voor het afnemen van onderwijsproducten bij de instelling. en inschrijvenHet proces binnen de instelling dat kan leiden tot een verbintenis tussen een deelnemer of opdrachtgever en de instelling. In dat geval gaan de deelnemer/opdrachtgever en de instelling een principeovereenkomst met elkaar aan. De instelling spant zich in om de producten aan te bieden die aansluiten op de vraag van de potentiële deelnemer. De potentiële deelnemer heeft de intentie om de onderwijsproducten af te nemen..

Uitgangspunten en keuzes

  • De voorziening voor de uitwisseling van deelnemergegevens heeft het karakter van een rotonde voor de uitwisseling van het doorstroomdossierHet doorstroomdossier is een digitaal dossier dat tussen onderwijsinstellingen wordt uitgewisseld, met daarin door de onderwijsinstelling gewaarborgde gegevens over de deelnemer en zijn loopbaan. en statusinformatie m.b.t. de aanmelding en inschrijving van deelnemers. Het is geen centrale verzamelplaats van informatie.
  • Er wordt een scheiding aangebracht tussen de uitwisseling van doorstroomdossiers ten behoeve van de aangesloten onderwijsinstellingen, en de uitwisseling van statusinformatie ten behoeve van andere aangesloten partijen, zoals gemeenten, OCW en DUODienst Uitvoering Onderwijs. Uitvoeringsorganisatie van het Ministerie van OCW..
  • Op de voorziening voor uitwisseling van deelnemergegevens kunnen zowel regionale voorzieningen (zoals Integrip, Voroc, en Digidoor), als individuele instellingen worden aangesloten.
  • De voorziening voor de uitwisseling van deelnemergegevens vervangt de regionale voorzieningen niet, maar zorgt ervoor dat instellingen minder afhankelijk zijn van een regionale voorziening.
  • De gegevensuitwisseling is beperkt tot een gestandaardiseerde set basisgegevens in het doorstroomdossierHet doorstroomdossier is een digitaal dossier dat tussen onderwijsinstellingen wordt uitgewisseld, met daarin door de onderwijsinstelling gewaarborgde gegevens over de deelnemer en zijn loopbaan., en een basisset aan statussen.

Uitwisseling deelnemergegevens

Wanneer deelnemers de overstap maken van po naar mbo, of binnen het mbo, is het belangrijk dat er tijdig informatie wordt uitgewisseld tussen de latende en de ontvangende school. Hierbij is het vooral belangrijk om te weten wat de herkomst en feitelijke historie van een deelnemerIemand die onderwijs volgt binnen een instelling. Een deelnemer is in bezit van een verbintenis met een instelling voor het afnemen van onderwijsproducten. Een ander woord voor deelnemer is lerende leerling of student. is (studiesucces-verleden), zodat de deelnemerIemand die onderwijs volgt binnen een instelling. Een deelnemer is in bezit van een verbintenis met een instelling voor het afnemen van onderwijsproducten. Een ander woord voor deelnemer is lerende leerling of student. zo goed mogelijk geplaatst kan worden in vervolgonderwijs. Dat wil zeggen, waar de kans op studiesucces het grootst is.

Een tweede belangrijke noodzaak voor de tijdige en volledige informatieoverdracht is de regelgeving rond de 1 april aanmelding. In de overstap van po naar mbo moeten deelnemers uiterlijk 1 april op een mbo instelling zijn aangemeld. Op deze manier wordt beoogd het risico op uitvalHet voortijdig verlaten van een opleiding. in de overstap van vo naar mbo te verkleinen.

Het uiteindelijke doel is om zo vroeg mogelijk inzicht te krijgen in de optimale plek en gewenste begeleidingHet geheel aan (begeleidings)processen waarbij de begeleider op basis van leeractiviteiten gegevens uit de aanwezigheidsregistratie en andere beschikbare gegevens het leerproces van een deelnemer volgt bijstuurt en toekomstgericht advies geeft. voor elke potentiële deelnemerMogelijk (nieuwe) deelnemer van de instelling in de fase intake nog voor het afsluiten van een verbintenis voor het afnemen van onderwijsproducten.. Dit kan door ervoor te zorgen dat alle potentiële deelnemers in beeld zijn, en dat bij de intakeOnderdeel van het proces van inschrijven met als doel te bepalen of de instelling passend onderwijs kan bieden. Dit kan inhouden dat het nodig is de leervraag van de potentiële deelnemer nader te specificeren of een assessment te doen. Dit proces gaat vooraf aan het daadwerkelijk sluiten van de verbintenis. alle benodigde gegevens beschikbaar zijn. Idealiter is per 1 april ongeveer 80% van de nieuwe deelnemers geplaatst.

Voorziening voor de uitwisseling

Om de digitale uitwisseling van deelnemergegevens mogelijk te maken, is een voorziening nodig. Daarnaast moet de inhoud van de uit te wisselen gegevens worden gestandaardiseerd, zowel voor wat betreft het doorstroomdossierHet doorstroomdossier is een digitaal dossier dat tussen onderwijsinstellingen wordt uitgewisseld, met daarin door de onderwijsinstelling gewaarborgde gegevens over de deelnemer en zijn loopbaan. als de statusovergangen.

De voorziening voor de uitwisseling van deelnemergegevens ziet er als volgt uit.

Voorziening aanmelden en inschrijven.png

Wat wordt er uitgewisseld

We onderscheiden drie processtappen in het proces van aanmeldenHet op enigerlei wijze kenbaar maken van de belangstelling van een potentiële deelnemer voor het afnemen van onderwijsproducten bij de instelling. en inschrijvenHet proces binnen de instelling dat kan leiden tot een verbintenis tussen een deelnemer of opdrachtgever en de instelling. In dat geval gaan de deelnemer/opdrachtgever en de instelling een principeovereenkomst met elkaar aan. De instelling spant zich in om de producten aan te bieden die aansluiten op de vraag van de potentiële deelnemer. De potentiële deelnemer heeft de intentie om de onderwijsproducten af te nemen., waar gegevens kunnen worden uitgewisseld: de aanmelding, intakeOnderdeel van het proces van inschrijven met als doel te bepalen of de instelling passend onderwijs kan bieden. Dit kan inhouden dat het nodig is de leervraag van de potentiële deelnemer nader te specificeren of een assessment te doen. Dit proces gaat vooraf aan het daadwerkelijk sluiten van de verbintenis. en inschrijving. Hieronder wordt kort beschreven wat er in die processen wordt uitgewisseld.

Aanmelden

De aanmelding wordt gedaan door de deelnemerIemand die onderwijs volgt binnen een instelling. Een deelnemer is in bezit van een verbintenis met een instelling voor het afnemen van onderwijsproducten. Een ander woord voor deelnemer is lerende leerling of student., bij de instelling. Er is vrij veel diversiteit in de inrichting van dit proces, en welke informatie wordt gevraagd in de aanmelding. Bij de lagere niveaus wordt de drempel om aan te melden bewust laag gehouden, door weinig gegevens te vragen. Over het algemeen wordt de volgende informatie gevraagd bij de aanmelding.

  • Persoonlijke informatie
  • Informatie van de ouder / verzorger / voogd
  • Opleidingskeuze
  • Vooropleiding

In aanvulling daarop kan een school gebruik maken van de voorziening van digitaal aanmeldenHet op enigerlei wijze kenbaar maken van de belangstelling van een potentiële deelnemer voor het afnemen van onderwijsproducten bij de instelling. van DUODienst Uitvoering Onderwijs. Uitvoeringsorganisatie van het Ministerie van OCW.. De deelnemerIemand die onderwijs volgt binnen een instelling. Een deelnemer is in bezit van een verbintenis met een instelling voor het afnemen van onderwijsproducten. Een ander woord voor deelnemer is lerende leerling of student. die zich wil aanmeldenHet op enigerlei wijze kenbaar maken van de belangstelling van een potentiële deelnemer voor het afnemen van onderwijsproducten bij de instelling. kan dan zijn gegevens die bekend zijn bij DUODienst Uitvoering Onderwijs. Uitvoeringsorganisatie van het Ministerie van OCW. meeleveren met de aanmelding. De deelnemerIemand die onderwijs volgt binnen een instelling. Een deelnemer is in bezit van een verbintenis met een instelling voor het afnemen van onderwijsproducten. Een ander woord voor deelnemer is lerende leerling of student. moet dan inloggen met zijn DigID. De school krijgt dan de volgende gegevens aangeleverd.

  • Persoonsgegevens
  • Nationaliteit
  • Verblijfsstatus
  • Gevolgde opleidingen
  • Behaalde resultaten
  • Nalevering van mutaties op gevolgde opleidingen en resultaten

Intake

In veel gevallen wordt direct na de aanmelding de intakeOnderdeel van het proces van inschrijven met als doel te bepalen of de instelling passend onderwijs kan bieden. Dit kan inhouden dat het nodig is de leervraag van de potentiële deelnemer nader te specificeren of een assessment te doen. Dit proces gaat vooraf aan het daadwerkelijk sluiten van de verbintenis. voorbereid. Om een goede intakeOnderdeel van het proces van inschrijven met als doel te bepalen of de instelling passend onderwijs kan bieden. Dit kan inhouden dat het nodig is de leervraag van de potentiële deelnemer nader te specificeren of een assessment te doen. Dit proces gaat vooraf aan het daadwerkelijk sluiten van de verbintenis. te kunnen doen, is een zodanige set informatie nodig zodat de school kan bepalen op welke opleiding de student de beste kans op studiesucces heeft, en om te bepalen of een student mogelijk extra begeleidingHet geheel aan (begeleidings)processen waarbij de begeleider op basis van leeractiviteiten gegevens uit de aanwezigheidsregistratie en andere beschikbare gegevens het leerproces van een deelnemer volgt bijstuurt en toekomstgericht advies geeft. nodig heeft. Het is vooral ook belangrijk om de 80% deelnemers die zonder veel problemen kunnen worden ingeschreven te scheiden van de 15% met een ondersteuningsvraag, en de 5% waarvoor echt iets extra’s geregeld moet worden om tot een goede plaatsing te komen. Het blijkt dat een beperkt aantal gegevens al een hoge voorspellende waarde geeft voor studiesucces en het identificeren van mogelijke probleemgevallen.

Ten behoeve van de intakeOnderdeel van het proces van inschrijven met als doel te bepalen of de instelling passend onderwijs kan bieden. Dit kan inhouden dat het nodig is de leervraag van de potentiële deelnemer nader te specificeren of een assessment te doen. Dit proces gaat vooraf aan het daadwerkelijk sluiten van de verbintenis. worden er twee sets gegevens onderscheiden: het leerlingdeel, dat door de leerling zelf wordt aangeleverd, en het mentordeel dat door de mentoreen medewerker van een onderwijsinstelling die belast is met de begeleiding van een groep deelnemers. van de latende school wordt aangeleverd. Het mentordeel wordt wel via de deelnemerIemand die onderwijs volgt binnen een instelling. Een deelnemer is in bezit van een verbintenis met een instelling voor het afnemen van onderwijsproducten. Een ander woord voor deelnemer is lerende leerling of student., en met toestemming van de deelnemerIemand die onderwijs volgt binnen een instelling. Een deelnemer is in bezit van een verbintenis met een instelling voor het afnemen van onderwijsproducten. Een ander woord voor deelnemer is lerende leerling of student. aangeleverd. Die informatie samen vormt de basisset aan gegevens, noodzakelijk in de intakeOnderdeel van het proces van inschrijven met als doel te bepalen of de instelling passend onderwijs kan bieden. Dit kan inhouden dat het nodig is de leervraag van de potentiële deelnemer nader te specificeren of een assessment te doen. Dit proces gaat vooraf aan het daadwerkelijk sluiten van de verbintenis.. Het gaat dan om de volgende gegevens.

Leerlingdeel

  • Persoonlijke gegevens, familie, wonen, vrije tijd
  • School van herkomst, eventueel een ander ROC
    • Diploma / overgangsbewijs
    • Begeleiding gehad, blijven zitten, hulpverlening, gezondheid etc.
  • Keuze voor de vervolgopleiding, inclusief motivatie
    • Waarom deze keuze, en hoe informatie gevonden
    • Aangemeld bij andere opleidingen
  • Competenties
    • Waardering van de eigen competenties en kwaliteiten
    • Stage / werk / trainingen

Mentordeel

  • Inschatting en advies
    • Typering van de leerling
    • Inschatting van de geschiktheid voor de gekozen opleiding
  • Begeleiding
    • Kenmerken, zoals Dyslexie/Dyscalculie, ZAT/PCL, Schoolmaatschappelijk werk, LWOO etc.
    • Ziekteverzuim, absentie
    • Speciale zorg
  • Reden om contact op te nemen met de latende school?

Inschrijven

Voor de intakeOnderdeel van het proces van inschrijven met als doel te bepalen of de instelling passend onderwijs kan bieden. Dit kan inhouden dat het nodig is de leervraag van de potentiële deelnemer nader te specificeren of een assessment te doen. Dit proces gaat vooraf aan het daadwerkelijk sluiten van de verbintenis. gebruiken de meeste scholen een intakeformulierFormulier voorzien van bekende NAW-gegevens van de potentiële deelnemer waarop onder andere het uiteindelijke verbintenisgebied wordt geadministreerd. Tevens kunnen gegevens met betrekking tot de thuissituatie vooropleiding(en) bijzondere situaties voorkeuren worden vastgelegd. of intakeverslag, dat tijdens de intakeOnderdeel van het proces van inschrijven met als doel te bepalen of de instelling passend onderwijs kan bieden. Dit kan inhouden dat het nodig is de leervraag van de potentiële deelnemer nader te specificeren of een assessment te doen. Dit proces gaat vooraf aan het daadwerkelijk sluiten van de verbintenis. wordt ingevuld of opgesteld. Wat er precies wordt geregistreerd is sterk afhankelijk van de situatie. In aanvulling daarop kan besloten worden tot aanvullend overleg, een verdiepte intakeOnderdeel van het proces van inschrijven met als doel te bepalen of de instelling passend onderwijs kan bieden. Dit kan inhouden dat het nodig is de leervraag van de potentiële deelnemer nader te specificeren of een assessment te doen. Dit proces gaat vooraf aan het daadwerkelijk sluiten van de verbintenis. of het afnemen van een toets (zoals de AMN intaketest).

Al deze informatie bij elkaar vormt de input voor het plaatsingsbesluit. Het kan zijn dat een deelnemerIemand die onderwijs volgt binnen een instelling. Een deelnemer is in bezit van een verbintenis met een instelling voor het afnemen van onderwijsproducten. Een ander woord voor deelnemer is lerende leerling of student., als gevolg van verschillende aanmeldingen, bij meerdere opleidingen wordt geplaatst. Uiteindelijk zal de deelnemerIemand die onderwijs volgt binnen een instelling. Een deelnemer is in bezit van een verbintenis met een instelling voor het afnemen van onderwijsproducten. Een ander woord voor deelnemer is lerende leerling of student. zich maar op één opleiding inschrijvenHet proces binnen de instelling dat kan leiden tot een verbintenis tussen een deelnemer of opdrachtgever en de instelling. In dat geval gaan de deelnemer/opdrachtgever en de instelling een principeovereenkomst met elkaar aan. De instelling spant zich in om de producten aan te bieden die aansluiten op de vraag van de potentiële deelnemer. De potentiële deelnemer heeft de intentie om de onderwijsproducten af te nemen..