Encyclopedie
Begrippenlijst

Inzetten middelen

Uit Triple A Encyclopedie
Ga naar: navigatie, zoeken
Dit is een proces

Korte beschrijving

Het bepalen van de inzet en het registreren van middelen naar aanleiding van de vraag naar deze middelen, ook vanuit het oogpunt van de tactische en strategische planning. Daarnaast het (flexibel) inzetten van middelen naar aanleiding van calamiteitssituaties, waarbij onderscheid gemaakt wordt tussen korte en lange termijn oplossingen.

Uitgangspunten en keuzes

  • Verwachtingen uit de tactische en strategische planning worden vertaald naar benodigde middelen
  • Beheren middelen is gericht op de registratie van de middelen en niet hoe deze middelen gerealiseerd moeten worden
  • De vraag naar middelen buiten het roosterproces om is een apart proces vanwege de verschillende aanleidingen, frequenties en de wijze van werken (veelal handmatig)

Wijzigen middelen

De processen die betrekking hebben op het wijzigen van middelen, worden vaak doorlopen door diverse mensen. Elk soort middel kan vallen onder een ander bevoegd persoon. Docenten vallen vaak onder onderwijsmanagers, of onder de stafdienst P&O. Lokalen en gebruiksmiddelen vallen vaak onder een manager bedrijfsvoeringDe manager bedrijfsvoering is een lijnmanager die verantwoordelijk is voor (een deel van) de bedrijfsvoeringsprocessen bijvoorbeeld financieel beheer personeel en organisatie etc. of onder de stafdienst Facilitair. Dit maakt voor de beschrijving van het proces niet uit.

Iedere instelling heeft de beschikking over middelen. Onder middelen wordt veelal verstaan; docenten, lokalen en gebruiksmiddelen zoals een beamer. In een instelling zullen de aanwezige middelen nooit constant zijn. Door andere behoeftes (van deelnemers en docenten) en door afschrijving is het middelenbeslag continu onderhevig aan veranderingen.

De use case ‘wijzigen van een middel’ start met de opdracht tot het wijzigen van een middel. Een opdracht kan een wijziging van een middel bevatten zoals het veranderen van een theorielokaal naar een computerlokaal, een vraag naar een nieuw middel zoals een nieuwe docentMedewerker van de instelling die direct betrokken is bij het primaire onderwijsproces en daarbij verschillende rollen kan vervullen zoals instructeur coach begeleider., maar ook het afstoten van een middel, bijvoorbeeld een docentMedewerker van de instelling die direct betrokken is bij het primaire onderwijsproces en daarbij verschillende rollen kan vervullen zoals instructeur coach begeleider. die met pensioen gaat. De informatie over of het nodig is om een middel te wijzigen, kan komen vanuit het roosterproces, vanuit forward mappingHet maken van een voorspelling over de afname en organisatie van het onderwijs op de middellange termijn op basis van de actuele gegevens gecombineerd met kengetallen over hoe die gegevens kunnen worden geëxtrapoleerd. Het is bijvoorbeeld mogelijk om op basis van de actuele roosters / arrangementen een voorspelling te doen van het rooster (en het bijbehorende resourcebeslag) op de middellange termijn. Hiervoor zijn kengetallen nodig waarmee die voorspelling met een zekere betrouwbaarheid kan worden gedaan bijvoorbeeld kengetallen over de onderwijsproducten die zullen worden afgenomen nadat bepaalde onderwijsproducten zijn afgenomen (voorspellingen van de toekomstige arrangementen gegeven de huidige arrangementen)., maar ook vanuit het ontstaan van een calamiteit.

Registratie

Om wijzigingen in de middelen goed te kunnen monitoren, is het noodzakelijk om een goede middelenadministratie bij te houden. Hoewel de middelenadministratie zelf geen onderdeel is van deze use case, is het wel van belang dat in een middelenadministratie de volgende statussen kunnen worden onderkend.

  • Fictief: Deze status kan aan een middel worden gehangen, zodat het middel kan worden gebruikt in het roosterproces voor het simulerenRoostervoorstellen maken met aanpassingen in de arrangementen beschikbare middelen regels en/of andere parameters om te komen tot een acceptabel rooster. De managers onderwijs en bedrijfsvoering beslissen wat er in de simulatie wordt aangepast. Er kunnen aanpassingen worden gedaan in de regels en er kan worden gesimuleerd met extra of andere middelen. Ook arrangementen kunnen worden aangepast.. Het middel kan dan in een simulatierooster worden ingezet, alsof het daadwerkelijk beschikbaar is. Dit zijn middelen die in een vastgestelde periodeEen periode is een afgebakende tijdseenheid de lengte wordt gekozen door een instelling zelf. Dit kan een uur een dag een week 10 weken etc zijn. gerealiseerd moeten worden. Deze middelen worden pas daadwerkelijk gerealiseerd als een roosterVerzameling individuele arrangementen gekoppeld aan middelen en voor een bepaalde periode in de tijd uitgezet. wordt geëffectueerd waarin deze middelen zijn ingezet.
  • Gepland: Deze status wordt aan een middel gehangen, als er besloten is een nieuw middel te realiseren. Dit kan een fictief middel zijn geweest, maar dit hoeft niet. Bij een gepland middel wordt aangegeven wanneer verwacht wordt het middel te hebben gerealiseerd, namelijk de ingangsdatum. Naast de ingangsdatum kan er ook een alarmdatum worden ingevuld. Deze datum ligt tussen de ingangsdatum en de datum dat een middel is geroosterd voor het geven van onderwijs. Als deze datum is bereikt en het middel nog steeds op gepland staat, gaat er een signaal af, zodat duidelijk is dat het middel nog niet is gerealiseerd en dat dit problemen kan gaan geven voor het roosterVerzameling individuele arrangementen gekoppeld aan middelen en voor een bepaalde periode in de tijd uitgezet..
  • Actief: Dit middel is aanwezig. Er kan een einddatum aan het middel worden gehangen.
  • Inactief: Dit middel was aanwezig, maar is nu niet meer beschikbaar. Dit kan tijdelijk zijn, maar dit hoeft niet.

Naast de status kunnen ook kenmerken aan een middel worden gehangen, zoals beschikbaarheid (op welke dagen een docentMedewerker van de instelling die direct betrokken is bij het primaire onderwijsproces en daarbij verschillende rollen kan vervullen zoals instructeur coach begeleider. mag worden ingezet), capaciteit (maximum aantal deelnemersMaximum aantal deelnemers dat het betreffende onderwijsproduct kan afnemen. voor een lokaal), competenties (welke vakken mag een docentMedewerker van de instelling die direct betrokken is bij het primaire onderwijsproces en daarbij verschillende rollen kan vervullen zoals instructeur coach begeleider. geven) e.d. De kenmerken kunnen verschillen per soort middel. N.B. In de middelenadministratie bedoelen we met de beschikbaarheid van een docentMedewerker van de instelling die direct betrokken is bij het primaire onderwijsproces en daarbij verschillende rollen kan vervullen zoals instructeur coach begeleider. of lokaal, niet wanneer een docentMedewerker van de instelling die direct betrokken is bij het primaire onderwijsproces en daarbij verschillende rollen kan vervullen zoals instructeur coach begeleider. of lokaal nog niet is ingezet in een roosterVerzameling individuele arrangementen gekoppeld aan middelen en voor een bepaalde periode in de tijd uitgezet., maar alleen de beschikbaarheid wanneer een middel mag worden geroosterd.

Realisatie

Als er een opdracht is gegeven voor het realiseren van een nieuw middel of het wijzigen van een middel, moet naast de registratie hiervan ook het middel daadwerkelijk worden gewijzigd of aangeschaft/aangenomen/afgestoten. Dit proces wordt verder niet ondersteund door een systeem en is daarom summier beschreven, maar is natuurlijk wel een belangrijk onderdeel in het proces.

Na de realisatie van het wijzigen of aanschaffen/aannemen/afstoten van een middel, wordt dit in de middelenadministratie verwerkt. Een gepland middel wordt op actief gezet. Bij een gewijzigd middel worden de kenmerkAls een roosterperiode loopt, kan er vanuit de instelling of extern, behoefte zijn aan een bepaald middel. Hierbij kan worden gedacht aan ruimtes voor een open dag, een collegezaal voor een diplomering, een lokaal voor een vergadering, de gemeente die graag gebruik wil maken van een sportzaal, of een netwerk dat graag de expertise van een docentMedewerker van de instelling die direct betrokken is bij het primaire onderwijsproces en daarbij verschillende rollen kan vervullen zoals instructeur coach begeleider. wil gebruiken etc. Als instelling kun je de keuze maken om deze aanvragen in behandeling te nemen en daadwerkelijk te registreren.

Je kunt de beschikbare middelen in twee categorieën delen:

  • Middelen die niet ter beschikking zijn gesteld voor het roosterproces, zoals een aula of een examenzaal. Deze middelen kunnen uitsluitend op aanvraag worden gereserveerd.
  • Middelen die wel ter beschikking zijn gesteld aan het roosterproces, maar die niet zijn ingepland op bepaalde tijden. Een aanvraag voor dit soort middelen, zal in dit proces geen betrekking hebben op de uitvoering van een onderwijsactiviteit. Als dit wel het geval is, zal dit namelijk in het proces van de use case individueel aanvullen roosterVerzameling individuele arrangementen gekoppeld aan middelen en voor een bepaalde periode in de tijd uitgezet. vallen.

Door de persoon die verantwoordelijk is voor de middelen wordt bekeken of er middelen zijn die voldoen aan de vraag en of deze middelen ook beschikbaar zijn op de gevraagde tijden. Het middel wordt aan de aanvrager aangeboden. Als er geen middel aanwezig of beschikbaar is, zal er naar een alternatief worden gezocht waarna dit kan worden aangeboden. Totdat een aanvrager het aanbod van een middel heeft geaccepteerd of afgewezen, ligt er een optie op het voorgelegde middel, zodat het niet door een andere aanvrager kan worden gereserveerd en aangepast. Een afgestoten middel wordt op inactief gezet.

Behandelen van de aanvraag van middelen

Als een roosterperiode loopt, kan er vanuit de instelling of extern, behoefte zijn aan een bepaald middel. Hierbij kan worden gedacht aan ruimtes voor een open dag, een collegezaal voor een diplomering, een lokaal voor een vergadering, de gemeente die graag gebruik wil maken van een sportzaal, of een netwerk dat graag de expertise van een docentMedewerker van de instelling die direct betrokken is bij het primaire onderwijsproces en daarbij verschillende rollen kan vervullen zoals instructeur coach begeleider. wil gebruiken etc. Als instelling kun je de keuze maken om deze aanvragen in behandeling te nemen en daadwerkelijk te registreren. Je kunt de beschikbare middelen in twee categorieën delen: Middelen die niet ter beschikking zijn gesteld voor het roosterproces, zoals een aula of een examenzaal. Deze middelen kunnen uitsluitend op aanvraag worden gereserveerd. Middelen die wel ter beschikking zijn gesteld aan het roosterproces, maar die niet zijn ingepland op bepaalde tijden. Een aanvraag voor dit soort middelen, zal in dit proces geen betrekking hebben op de uitvoering van een onderwijsactiviteit. Als dit wel het geval is, zal dit namelijk in het proces van de use case individueel aanvullen roosterVerzameling individuele arrangementen gekoppeld aan middelen en voor een bepaalde periode in de tijd uitgezet. vallen. Door de persoon die verantwoordelijk is voor de middelen wordt bekeken of er middelen zijn die voldoen aan de vraag en of deze middelen ook beschikbaar zijn op de gevraagde tijden. Het middel wordt aan de aanvrager aangeboden. Als er geen middel aanwezig of beschikbaar is, zal er naar een alternatief worden gezocht waarna dit kan worden aangeboden. Totdat een aanvrager het aanbod van een middel heeft geaccepteerd of afgewezen, ligt er een optie op het voorgelegde middel, zodat het niet door een andere aanvrager kan worden gereserveerd.

Oplossen van een uitvoeringsprobleem

Er zijn situaties denkbaar dat het roosterVerzameling individuele arrangementen gekoppeld aan middelen en voor een bepaalde periode in de tijd uitgezet. veranderd moet worden, ook al is dit vastgesteld voor een bepaalde periodeEen periode is een afgebakende tijdseenheid de lengte wordt gekozen door een instelling zelf. Dit kan een uur een dag een week 10 weken etc zijn.. Een docentMedewerker van de instelling die direct betrokken is bij het primaire onderwijsproces en daarbij verschillende rollen kan vervullen zoals instructeur coach begeleider. kan ziek worden of, om een andere reden, plotseling verhinderd zijn. Een bal vliegt door de ruit van een lokaal, de nieuwe pc’s voor het computerlokaal zijn nog niet geleverd etc. Het gaat hier dus om incidenten die veroorzaakt worden door het ontbreken of veranderen van een middel die niet of niet goed voorspelbaar zijn, maar die wel gevolgen hebben voor het roosterVerzameling individuele arrangementen gekoppeld aan middelen en voor een bepaalde periode in de tijd uitgezet. of voor de in te zetten middelen. Om dit probleem op te lossen, kan de inzet van middelen worden aangepast. Er kan bij het uitvallen van een docentMedewerker van de instelling die direct betrokken is bij het primaire onderwijsproces en daarbij verschillende rollen kan vervullen zoals instructeur coach begeleider. worden gezocht naar een docentMedewerker van de instelling die direct betrokken is bij het primaire onderwijsproces en daarbij verschillende rollen kan vervullen zoals instructeur coach begeleider. die kan vervangen, of bij het ontbreken van een lokaal kan gezocht worden naar een ander lokaal. Daarnaast kan worden gekeken of met een roosterwijziging het probleem kan worden opgelost. Een combinatie van bovenstaande oplossingen is natuurlijk ook mogelijk. Als er echt geen goede oplossing kan worden gevonden, is het ook mogelijk om een les te laten uitvallen. Het streven is echter om het vastgestelde roosterVerzameling individuele arrangementen gekoppeld aan middelen en voor een bepaalde periode in de tijd uitgezet. zoveel mogelijk intact te houden. Als er een oplossing is gevonden, wordt de wijziging vastgelegd in het roosterVerzameling individuele arrangementen gekoppeld aan middelen en voor een bepaalde periode in de tijd uitgezet. en de middelenadministratie en gecommuniceerd aan de betrokken deelnemers, docenten en ondersteuning.

Oplossen van een calamiteit

Er zijn situaties denkbaar waarin er onverwachts (een groot) deel van de middelen niet meer beschikbaar is, door het afbranden van een gebouw, een docentMedewerker van de instelling die direct betrokken is bij het primaire onderwijsproces en daarbij verschillende rollen kan vervullen zoals instructeur coach begeleider. die langdurig afwezig is of een inbraak waarbij alle pc’s zijn gestolen. De impact van dit probleem kan variëren, maar duidelijk is dat (een deel van) het roosterVerzameling individuele arrangementen gekoppeld aan middelen en voor een bepaalde periode in de tijd uitgezet. opnieuw moet worden geroosterd om het probleem op te kunnen lossen. Het probleem is te groot om als uitvoeringsprobleem te kunnen worden opgepakt. In eerste instantie zal er een oplossing moeten worden gevonden voor de korte termijn. De beschikbaarheid van de middelen moet worden aangepast en er moet worden gezocht naar een tijdelijke oplossing. Als dit niet gevonden kan worden zullen er lessen uitvallen. De wijzigingen moeten worden gecommuniceerd naar de betrokken deelnemers, docenten en ondersteuning. Daarnaast zullen managers moeten analyseren wat de gevolgen zijn van deze calamiteit en welke acties moeten worden ingezet om het probleem op te lossen. Als er beslissingen zijn genomen kunnen de acties worden gestart en zal het roosterproces opnieuw moeten worden doorlopen.